Matriu RACI com a eina de gestió de responsabilitat. RACI: transcripció

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Una de les causes més comunes dels projectes fracassats és la distribució incorrecta de funcions entre els membres de l'equip. Segur que ja us heu trobat amb això: a la més mínima dificultat, els participants comencen a buscar els culpables i es responsabilitzen els uns als altres en comptes de resoldre el problema. I només per evitar aquestes situacions, es va inventar la matriu RACI, una eina senzilla i eficaç per a la planificació de recursos humans.

"Sota el microscopi": 4 rols clau en cada projecte

La distribució de tasques és una de les principals responsabilitats d'un directiu. Però a la pràctica, tot acostuma a semblar diferent: el gerent simplement nomena els membres de l'equip amb l'expectativa que els mateixos especialistes decideixin qui ha de fer què. Però, què passa si no es compleixen els terminis o es llança un producte de baixa qualitat? "No faig això", "No em van dir"… I cap acció útil.

Una matriu de responsabilitat RACI ben dissenyada resol molts problemes. Segons aquesta metodologia, independentment de la complexitat i l'abast del treball, un membre de l'equip de qualsevol projecte realitza una de les quatre funcions.

R - Responsable

Traduït pel responsablesignifica "intèrpret". Es tracta d'un empleat que és directament responsable de la implementació d'una àrea específica de treball. Al mateix temps, en la majoria dels casos, no escull solucions i informa al director del projecte.

Es designen treballadors i especialistes competents per a aquesta funció: persones que saben fer-ho. A RACI, els intèrprets realitzen les funcions següents:

• determina què s'ha de fer específicament per implementar el projecte i quant de temps trigarà (dins de les condicions establertes "des de d alt");
• feu una llista dels recursos necessaris;
• participar en la coordinació i aprovació de la documentació tècnica;
• analitzar el progrés del projecte i els resultats intermedis;
• proporcioneu informes de progrés al gestor.

Pot haver-hi diverses persones d'aquest tipus a l'equip. A més, aquest paper es pot combinar amb altres. La combinació més habitual és Responsable + Responsable (traduït com a "responsable + executor").

A - Responsable

"Responsable" o "responsable" és el principal responsable del projecte. És ell qui s'encarrega de garantir que les tasques s'acabin a temps, amb el nivell de qualitat requerit i dins del pressupost assignat. A més, A:

• selecciona executors i equip de gestió de projectes;
• assigna tasques a tots els participants;
• controla el progrés del treball;
• distribueix els recursos entre els intèrprets;
• manté registres de l'ús dels recursos, itambé justificarà davant el comissari la necessitat d'assignar fons addicionals;
• considera les idees i els suggeriments d' altres membres de l'equip i els pot aprovar o rebutjar.

Normalment, el director del projecte actua com a "vincle" entre el client o la direcció superior i l'equip.

C - Consultat

El tercer paper de la matriu RACI és el "consultor" (de vegades també anomenat "facilitador"). Juntament amb el gerent, participa en la gestió de projectes, però s'ocupa principalment de qüestions estratègiques:

• aprova qualsevol canvi en l'abast i el calendari del treball;
• assigna els recursos necessaris per implementar el projecte;
• si cal, acordar amb el client la necessitat d'augmentar el pressupost;
• rep informes de progrés del gestor;
• pren decisions en qualsevol situació imprevista, en cas de canvis crítics que puguin afectar el temps i el cost del projecte.

La funció dels consultors s'assigna normalment als alts directius. Són ells els qui determinen els objectius globals i, a continuació, designen un director de projecte que ja distribueix les tasques entre els membres de l'equip.

I - Informat

A més dels rols enumerats, l'"informat" ("observador") s'indica a la matriu RACI. Fa funcions d'administrador i es dedica principalment a l'organització de la gestió documental. L'observador informa al director del projecte, però, a diferència altres participants, no es fa responsable dels seus resultats. En canvi ell:

• recull i organitza tota la informació sobre el projecte, recursos i plans;
• agafa minuts de les reunions;
• accepta la documentació dels participants del projecte per després transferir-la a les estructures adequades;
• controla els terminis d'enviament i la correcció d'omplir els informes.

Tingueu en compte que la comunicació amb un observador és predominantment unidireccional. La seva funció principal és alleujar el responsable de la necessitat de perdre el temps en tràmits burocràtics i "descarregar-lo".

Aprendre a construir una matriu RACI amb un exemple

Parlem de la part pràctica del tema. Com elaborar un esquema de distribució de poders i responsabilitats?

1. S'està compilant a la llista de tasques

Primer de tot, cal que anoteu tot el que cal fer. El nivell de detall depèn del projecte concret. De vegades, per facilitar el control i la gestió, es desenvolupen diverses matrius. En primer lloc, enumereu els principals blocs de treball i, a continuació, dividiu cadascun en funcions i tasques separades. La llista d'obres s'indica a la taula verticalment.

Pasos
Termes de referència
Prototip
Disseny
Codi del programa
Informe de prova
Presentació del lloc web

2. Escollint membres de l'equip

Aquí heu de respondre la pregunta: "Qui participarà en aquest projecte?". De manera horitzontal, cal enumerar tots els empleats i/o departaments que participen en la implementació en totes les etapes, des de la planificació fins a la presentació dels resultats i la presentació d'un informe.

Pasos	Analista	Dissenyador	Sys. arquitecte	Desenvolupador	Tester	Sys. administrador	Gestor de projectes
Termes de referència
Prototip
Disseny
Codi del programa
Informe de prova
Presentació del lloc web

3. Omplint la taula

Desprésllavors podeu començar a distribuir funcions. Per fer-ho, cal tenir una comprensió clara de cada etapa del treball i de com funciona el treball en equip.

Prenem el nostre exemple com a base i aturem-nos a l'etapa de "Disseny". En aquest cas, R - intèrpret - només un. En el procés de treball, se centra en un prototip del lloc preparat prèviament. Per tant, l'arquitecte del sistema que el va desenvolupar, en aquesta etapa, actua com a consultor C. Així mateix, l'analista i el desenvolupador poden expressar els seus desitjos. El disseny acabat s'aprova amb el director del projecte (A). Però els verificadors i l'administrador del sistema en aquesta fase no prenen cap decisió, sinó que només reben informació sobre com va el treball i, per tant, se'ls assigna el paper d'informat - I.

Pasos	Analista	Dissenyador	Sys. arquitecte	Desenvolupador	Tester	Sys. administrador	Gestor de projectes
Termes de referència	R	I	C	C	I	C	A
Prototip	C	I	R	C	I	I	A
Disseny	C	R	C	C	I	I	A
Codi del programa	C	I	C	AR	I	I	I
Informe de prova	C	C	C	C	AR	I	I
Presentació del lloc web	C	I	C	C	I	AR	I

Variacions del model

En la majoria dels casos, us podeu sortir amb una matriu estàndard. Tanmateix, quan es treballa en projectes més complexos, de vegades es necessiten rols addicionals. Per tant, en els últims anys, han aparegut 2 versions ampliades del diagrama de responsabilitat.

RACI-VS

Aquí s'afegeixen dos rols més als rols estàndard:

• Verifica (V): un empleat o un equip especial que verifica si el resultat de la implementació d'una tasca concreta compleix els criteris aprovats.
• Sign off (S) coordina el lliurament del projecte amb el client, realitza una presentació i proporciona informes. Normalment aquesta funció la realitza el responsable, però RACI-VS contracta un especialista independent per a això.

Amb un major control i un contacte més proper amb el client, aquest model és ideal per a projectes tècnicament complexos o a gran escala que impliquen desenes (o fins i tot centenars) de persones.

RASCI

En aquesta variant, apareix un paper nou a la matriu: de suport (S). Les seves funcions clau són dotar el projecte de recursos addicionals, és a dir, suport al gestor i als intèrprets.

L'equilibri perfecte de rols

La matriu RACI està compilada no només per saber a qui "reprimir" en cas de problemes. Fins i tot en l'etapa de planificació, utilitzant aquesta taula, podeu veuredebilitats en l'organització del flux de treball.

L'anàlisi vertical permet veure les responsabilitats i poders de cadascun dels participants del projecte, per avaluar objectivament el nivell de càrrega de treball:

• molta R: molt probablement, una persona haurà de ser dividida entre diverses tasques, la qual cosa afectarà negativament la velocitat i els resultats del treball;
• molt A - l'empleat "es posa al coll" per a tothom; es recomana distribuir la responsabilitat de manera més uniforme;
• sense cel·les R i A: motiu per pensar en l'adequació d'aquesta posició com a tal (de fet, pagues a un especialista que no fa res);
• no hi ha cel·les buides: de nou, el problema de la sobrecàrrega, no tothom és capaç de realitzar tantes tasques alhora.

L'anàlisi horitzontal, al seu torn, demostra la qualitat de l'organització del treball en cada etapa. Aquí també hi ha problemes sovint:

• molta R: potser hi ha una duplicació de funcions i un dels membres de l'equip està fent un treball innecessari;
• molt A: hi ha un "desenfocament" de responsabilitat i confusió en l'entrega dels projectes;
• moltes discussions en C: alenteixen significativament el flux de treball (cal esperar fins que tothom faci les seves edicions i comentaris, trobi compromisos, etc.);
• no I - pot ser un senyal que massa intèrprets estan treballant en una tasca, cosa que també alenteix el projecte.

Amb RACI, un directiu pot identificar ràpidament els treballadors amb sobreocupació o infraocupació, les feines inútils i les àrees de treball de les quals ningú és responsable. Una matriu ben dissenyada pot millorar significativament la qualitat de l'organització i el control de l'execució dels projectes, així com reduir el nombre de conflictes entre els intèrprets ("No faig això en absolut…", "Ho hauria d'haver fet". això…”, etc.)

Consells útils

Hi ha algunes coses importants que cal tenir en compte perquè la matriu RACI compleixi les seves funcions i garanteixi una continuïtat eficient del negoci a l'empresa.

1. Quan ompliu la taula, tingueu en compte les qualificacions dels empleats. Per tant, no s'ha de designar un comptable com a consultor (C) en l'etapa de disseny del lloc, almenys perquè no entén aquesta àrea.
2. Només hi ha d'haver un responsable (A) per lot. Si n'hi ha més d'un, especifiqueu les condicions. Per exemple, A1 s'encarrega de provar la versió d'escriptori del lloc i A2 és responsable de provar la versió mòbil.
3. Qualsevol tasca ha de tenir Responsable i Responsable (en traducció: "Responsable" i "Executor").
4. Intenta formular cada tasca de la manera més específica possible. Utilitzeu verbs: "publicar", "preparar", "escriure", "comprovar", "actualitzar", etc. És recomanable indicar immediatament els resultats necessaris - no només "Comprovar la velocitat de càrrega del lloc", sinó "Assegurar-se que el La velocitat de càrrega del lloc no supera els 0,8 segons".
5. Les accions no s'han d'aplicar a un empleat concret, sinó a la posició en conjunt.
6. És millor compilar la matriu RACI en equip, a partir de l'anàlisisituacions laborals reals. És important que cada participant sigui conscient del seu paper i de les tasques que s'enfronten.