Control de les operacions de caixa del banc. Visió general dels sistemes de control de transaccions en efectiu

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Cashier és un sector fiscal i comptable enorme, regit per moltes regulacions i uns amplis conjunts de normes. Totes les organitzacions i els empresaris individuals que realitzin liquidacions amb contraparts utilitzant efectiu estan obligats a complir-les. Atès que en aquest àmbit de la comptabilitat sovint es troben diversos tipus de frau, cada any el control de les transaccions en efectiu és cada cop més complicat, endurit i modernitzat. En aquest article es parla del paper de la caixa a l'empresa, les regles de conducta, així com els mètodes i sistemes per controlar les operacions.

El paper de la caixa en organitzacions i bancs

El caixer de l'empresa és necessari per a les organitzacions que accepten i emeten diners en efectiu. La finalitat d'aquestes operacions pot ser qualsevol: emissió de sous als empleats, despeses de viatge, despeses d'oficina, recepció de pagaments de clients, liquidacions amb proveïdors. Totes aquestes accions s'han de realitzar a través del caixer. El control de les transaccions en efectiu està encarregat al Servei d'Hisenda.

Quan sigui la rutina habitualEn el diàleg, s'utilitza la paraula "taula de caixa", la mateixa caixa registradora apareix davant dels teus ulls. De fet, a les organitzacions no només es tracta d'equips de control i informàtica. La caixa d'una persona física o jurídica és tot un sistema que inclou un lloc de treball de caixer ben equipat, programari, el propi dispositiu, disponibilitat d'informes, compliment del límit i normes de cobrament. L'especialista que treballa en aquesta àrea també ha d'estar degudament expedit.

Normes per a l'equipament de l'habitació

El control de les operacions d'efectiu comença amb els requisits del local en què es troba la pròpia caixa. Sense l'equip i equipament adequat, tal com exigeixen les normes i regulacions del Banc Central, la caixa no hauria de funcionar. Per descomptat, no totes les organitzacions compleixen la normativa. Aquest enfocament, en primer lloc, pot comportar multes i, en segon lloc, és perillós per als diners i l'empleat que n'és responsable econòmicament. Les organitzacions bancàries han de complir amb tots els requisits sense fallar, en cas contrari poden ser privades de la llicència. A continuació es detallen els requisits generals per equipar la caixa registradora:

• La presència d'una sola porta que es tanca des de dins. El pany de la porta ha de ser segur, en alguns casos s'utilitzen cargols i cargols de ferro, així com cadenats perquè sigui impossible trencar la porta des de l'exterior.
• A la sala hi ha una finestra per contactar amb els clients, rebre i emetre fons. La finestra també ha de tancar-se hermèticament i estar equipada amb frontissescadenat. Per cert, les dimensions de la porta i la finestra estan clarament regulades. Es permet la desviació de les dimensions establertes si l'empresa té una unitat de seguretat.
• L'habitació ha d'estar equipada amb armaris metàl·lics. Han d'anar adossats a les estructures de suport de l'edifici de manera que no es puguin extreure juntament amb els detalls interiors als quals es cargolen. Al final de la jornada laboral, els armaris estan tancats i tancats.
• La ventilació i les finestres han d'estar ben tancades i estar equipades amb barres metàl·liques.
• Hi ha d'haver dos extintors a l'habitació.
• La caixa registradora ha d'anar armada amb alarmes que enviïn senyals des de diversos circuits de seguretat a la comissaria o organització de seguretat local.

Procediment per treballar amb el caixer

El control de les transaccions en efectiu implica un cert ordre de treball. En arribar al seu lloc de treball, el deure principal del caixer és comprovar la integritat dels precintes de les caixes i de la caixa forta, així com comprovar si hi ha indicis de trencament i entrada no autoritzada al local. Si no es troben cap senyal d'alerta, podeu posar-vos a treballar. Si hi ha indicis de la presència d'una altra persona, cal trucar immediatament a les forces de l'ordre i, abans de l'arribada dels empleats, garantir la inviolabilitat dels documents, equips i mobles que es troben a la caixa registradora. És possible comprovar el que f altava al lloc dels fets només en presència dels agents de policia. Amb ells es recalcula el contingut de la caixa forta. Després de la inspecciólocals, s'elabora una acta en quatre exemplars: un està destinat als policies, el segon a la companyia d'assegurances i el tercer a la pròpia empresa. Es necessita una quarta còpia si hi ha una organització mare.

L'accés a la sala on es troba la caixa només hauria de ser disponible per al caixer, expedit segons tots els requisits del Banc Central i la TKRF, i per a les autoritats. Un joc de claus destinat als superiors s'ha de tancar i guardar en un lloc segur. No hi hauria d'haver objectes personals del caixer a l'habitació del caixer. Només s'hi localitza allò que pertany a l'organització econòmica.

També hi ha requisits per a la quantitat d'efectiu que es pot guardar a la caixa de l'organització. Cal calcular per endavant i documentar en els actes corresponents el límit de fons, sobre el qual no hi hauria d'haver efectiu a la caixa al final de la jornada laboral. Per mantenir el límit, es realitza una operació especial: recollida, el que significa que el transport especialitzat amb una protecció fiable transporta fons al banc. Les petites sucursals del banc recullen els seus fons a les voltes principals i les organitzacions - al banc amb el qual tenen un acord de servei i suport. El límit d'efectiu només es pot infringir en un termini de tres dies, quan s'emeten els sous als empleats de l'organització.

Procediment per emetre efectiu des de la caixa

El control de les transaccions en efectiu del banc i les organitzacions es basa en una regulació clara de fixació de totes les accions ambEn efectiu. Totes les transaccions estan degudament documentades i reflectides en diversos tipus de comptabilitat empresarial.

El sistema de control de transaccions en efectiu implica la reflexió de totes les manipulacions amb efectiu mitjançant rebuts i despeses en efectiu, informes anticipats, xecs i actes sobre els fons utilitzats emesos en virtut de l'informe. Totes les transaccions es registren al llibre de caixa. Al final de la jornada laboral, s'elabora un informe amb els rebuts fiscals finals adjunts impresos des de la caixa registradora.

Totes les operacions d'emissió de fons s'han de confirmar mitjançant ordres en efectiu amb la signatura de la persona a qui s'han emès. Al programa de comptabilitat, l'objectiu de l'emissió s'indica als comentaris. Els pagaments anticipats i els pagaments en virtut de l'informe s'han de confirmar després mitjançant xecs, actes de treball realitzats o serveis rebuts. L'emissió dels salaris també es confirma amb una ordre d'efectiu de despeses, així com un full de nòmina.

El control d'efectiu i transaccions de liquidació prohibeix categòricament l'emissió de fons destinats a una persona contra la signatura d'una altra.

Normes del caixer

La comptabilitat i el control de les transaccions en efectiu s'assignen principalment a un especialista anomenat "caixer". En organitzacions amb una plantilla reduïda, els funcionaris següents poden complir la seva funció:

• Comptable en cap.
• Comptable d'una secció determinada.
• Qualsevol empleat amb coneixements especials ihabilitats.

Una condició obligatòria per a tots els funcionaris que exerceixen les funcions de caixer (fins i tot a temps parcial) és un acord de responsabilitat total. Si es decideix fer caixer un gerent o un comptable, sempre ha de ser la mateixa persona. Si marxa de baixa per mal altia o vacances, és substituït per un altre empleat especificat en l'ordre del cap, i també signa un nou acord de responsabilitat. A més, cal redactar un acte d'acceptació i cessió de béns materials. En el procés de preparació, es compta l'efectiu, es comprova l'estat de l'equip, la disponibilitat de tots els documents en presència de la comissió. La comissió és un grup de persones com a mínim de tres persones. Molt sovint, inclou el comptable en cap i la direcció. L'acta es redacta per triplicat.

Quan es registra un caixer, s'envia una mostra de la seva signatura al banc de servei de l'organització o a la seu central del banc. És ella qui hauria de figurar en tots els documents relacionats amb el treball de la caixa.

Un sol·licitant que sol·licita la posició de caixer s'ha de revisar acuradament si hi ha precedents laborals desagradables abans de ser contractat. Els seus documents i fotografia es traslladen al servei de seguretat o es demana informació a les forces de l'ordre. Ara Internet és un bon assistent per a l'empresari en aquesta qüestió. Hi ha moltes bases de dades on les organitzacions comparteixen informació sobre empleats que han estat acomiadats i que han comès una mala conducta al lloc de treball.

No es recomana treballar amb la caixa registradorapermetre a persones amb addicció a l'alcohol i les drogues, condemnes anteriors, trastorns de l'ordre públic, així com amb diverses mal alties mentals.

Control del registre de transaccions en efectiu

La correcta execució i disponibilitat de tots els documents és un requisit indispensable del Banc Central, el banc gestor, el servei fiscal i altres òrgans de control. El control financer de les transaccions en efectiu es pot dur a terme de manera no programada, amb avís, amb la confiscació de documentació i equips d'efectiu. Moltes organitzacions, especialment les estructures financeres, practiquen una auditoria interna planificada de la caixa. En aquest cas, es constitueix una comissió, formada pels seus propis empleats competents en aquesta matèria, o es contracta una empresa d'auditoria especial, que realitza totes les comprovacions a nivell professional i emet un informe de mal funcionament, discrepàncies en les transaccions en efectiu i documentació.

Les inspeccions de camp i altres tipus poden afectar els contractes de treball, la responsabilitat, les dades personals dels empleats, l'estat dels documents d'efectiu, la correcció i regularitat del seu manteniment, la memòria fiscal de la caixa registradora, els equips i equipaments de la caixa, reflex de les operacions, la seva validesa comptable, econòmica i fiscal.

Equip de caixa registradora

La llista d'equips per controlar les transaccions en efectiu inclou una caixa registradora especialitzada. No podeu comprar això a les ferreteries habituals. A diferènciades d'una impressora, fax, màquina calculadora i altres equips d'oficina, KKM només el poden vendre les organitzacions que hagin rebut una llicència especial per a això. Com a regla general, les mateixes organitzacions serveixen els dispositius de control i informàtica. Cada caixa registradora ha d'estar registrada a l'oficina tributària. Un dispositiu de memòria especial registra constantment totes les operacions realitzades pel caixer amb la màquina. A més, aquestes indicacions es traslladen al servei fiscal per a la conciliació amb els informes presentats per l'empresa. Totes les avaries, reparacions i cancel·lacions de la caixa registradora també s'han de notificar a l'oficina tributària.

Totes les persones jurídiques (empreses) que acceptin diners en efectiu dels clients han de treballar amb una caixa registradora. Només els empresaris individuals poden estar exempts de l'ús de les caixes registradores. Tenen dret a emetre xecs manualment, certificant-ne l'autenticitat amb el seu propi segell. Però aquest alleujament no s'aplica a tots els emprenedors. Algunes activitats només requereixen l'ús d'una caixa registradora.

Control de transaccions en efectiu

A més de la comprovació per part de serveis externs, cal una comprovació interna. Les normes de manteniment de la caixa preveuen el següent calendari d'inspeccions programades: abans de la presentació de la memòria anual, abans de la presentació d'informes trimestrals, en els casos en què canviï el responsable econòmic que ha treballat amb aquesta caixa. També es realitza el control de la caixa i de les operacions d'efectiu, si el treballador era sospitat de deshonestedat, es van revelar fets de robatori o frau, l'import d'efectiu no es correspon amb el reflectit en els documents.

La direcció d'algunes organitzacions té una política d'inspeccions freqüents no programades, de manera que els empleats no tinguin la temptació d'aprofitar la seva posició oficial i el contacte estret amb l'efectiu. Per a cada xec es designa una comissió especial, formada cada vegada per diferents persones que no estan relacionades amb la formació del contingut de la caixa registradora. La composició de la comissió queda registrada en l'acta de verificació. Sovint, el procés en si va acompanyat d'una gravació de vídeo.

Peculiaritats de les transaccions bancàries en efectiu

El sistema de control de transaccions en efectiu del banc implica una configuració més complexa. A les branques de les entitats financeres hi ha diversos nivells de verificació realitzats per diferents especialistes. Atès que pel banc passen molts més diners que a les organitzacions ordinàries, la complexitat i l'augment dels requisits del sistema de control estan plenament justificats. Tot i que cada any s'intenta automatitzar totes les operacions als bancs, es necessiten almenys dos empleats que siguin responsables de la correcta realització de les operacions: un caixer-operador i un gestor de caixer. El primer realitza transaccions durant la jornada laboral, el segon emet un import anticipat, recull i compta els saldos, omple la documentació d'efectiu, recull els fons que superen el límit d'efectiu i exerceix un control diari a nivell primari.

Control d'efectiu i altres sistemes de control de pagament

Cada cop més, el control de la realització de les transaccions en efectiu es realitza mitjançant les últimes tecnologies. La seva finalitat és registrar les accionscaixer, client, així com dades de la memòria fiscal de les caixes registradores. Aquestes dades us permeten demostrar mala conducta, frau, robatori i altres fraus. Al tribunal, aquesta gravació de vídeo serà una prova indiscutible, ja que ja no és possible canviar el testimoni combinat de les dues fonts.

Cash Control és un sistema de control de caixa registradora, que consta d'una caixa registradora, càmeres de vídeo en color d' alta resolució, un servidor de vídeo, un programa que sincronitza el material capturat per la càmera amb les lectures de text de la caixa registradora, així com un lloc de treball remot per a un especialista en seguretat. Actualment hi ha molts sistemes d'aquest tipus al mercat. Tots ells es basen en la mateixa manera de treballar, amb diferències de funcionalitat, cost, disseny i mètodes de connexió i anàlisi. Entre ells hi ha els següents sistemes de control:

• DIT-POS: el cost depèn de la configuració del servidor, connecta fins a 16 caixes registradores, emmagatzema informació de vídeo i text en un complex.
• POS-inspector: desenvolupament rus, costa uns 6.000 rubles, té la funció de cercar una operació per paràmetres de rebut.
• POS-intellect: també un desenvolupament rus, es distingeix per la capacitat d'integrar-se amb diversos sistemes comercials, el text del vídeo no només es superposa, sinó que s'integra programàticament, la cerca de fragments de vídeo es realitza automàticament.
• CHEKTV és un altre desenvolupament rus amb la capacitat d'integrar-se amb caixes registradores i sistemes comercials, amb un sistema de gravació de vídeo universal, integració de programari de text i vídeo, amb possibilitat de maquinarianàlisi de dades i cerca automàtica de fragments.