L'inventari és obligatori: casos, ordre, temps

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

L'inventari està representat per un procediment especial per conciliar els valors, béns, diners o actius fixos existents de l'empresa amb aquells valors que estan disponibles en els documents oficials de l'empresa. Es pot dur a terme de manera obligatòria o per iniciativa de la direcció de l'empresa. La realització d'un inventari és obligatòria per a algunes empreses, i aquest procés es realitza necessàriament cada any a totes les empreses. L'objectiu principal d'aquest procediment és identificar diverses inconsistències i mancances. Moltes empreses no s'adonen del valor d'aquest procés, de manera que només s'utilitza com a formalitat. Encara que si us apropeu correctament a l'inventari, amb la seva ajuda podreu identificar totes les mancances o excedents.

Propòsit del procés

Molts aspirants a emprenedors pensen si és necessari fer un inventari i quins objectius es poden assolir mitjançant aquest procés. El procediment està representat per una comptabilitat sistemàtica dels actius i fons materials, per a la qual cosa es comparaindicadors amb dades de documents oficials.

L'objectiu principal de l'inventari és identificar discrepàncies. Poden aparèixer per diferents motius:

• Els valors es veuen afectats per factors naturals, de manera que això inclou la contracció, el deteriorament per emmagatzematge inadequat, l'evaporació o la pèrdua que es produeix durant el transport de mercaderies;
• accions il·legals per part dels empleats de l'empresa, per exemple, prendre mesures incorrectes, permetre equips corporals o fins i tot robar objectes de valor;
• problemes que apareixen durant la comptabilitat, per tant, després de l'inventari, sovint es detecten diversos errors, correccions, imprecisions, errors ortogràfics o altres ambigüitats en els documents.

A partir d'això, una auditoria sistemàtica permet a qualsevol director de l'empresa identificar oportunament diverses infraccions i problemes.

Funcions de verificació

La realització d'un inventari de béns implica necessàriament l'ús de diferents funcions del procediment:

1. Les condicions en què s'emmagatzemen diversos béns s'avaluen objectivament, i aquesta avaluació és objectiva.
2. Es determina de quina manera correcta i competent es realitza el manteniment de diversos documents a l'empresa.
3. Reflecteix les característiques de la gestió del magatzem a l'empresa.
4. S'avalua la integritat i la correcció de la comptabilitat.
5. Es garanteix la prevenció de diversos abusos i violacions per part d'especialistes contractats.

A causa de les nombroses funcions, mantenintL'inventari es considera un procés important a qualsevol empresa.

Casos d'inventari obligatori recompte

Algunes empreses estan obligades a realitzar el tràmit sense f alta en funció dels requisits legals. La informació sobre en quins casos és obligatori un inventari es troba a la normativa següent:

• a la Llei federal núm. 402 "Sobre comptabilitat";
• en les directrius aprovades per Ordre del Ministeri d'Hisenda núm. 49.

Certament, la comprovació es realitza en les situacions següents:

• en llogar una propietat;
• venda o recompra d'actius propietat de l'empresa;
• transformació d'una empresa estatal o municipal;
• abans de la formació dels comptes anuals;
• en nomenar una nova persona responsable financerament a l'empresa;
• quan es detecten danys a objectes de valor o robatori de propietats;
• després de desastres naturals o altres emergències;
• quan es reorganitzi l'empresa;
• abans de la liquidació de l'organització;
• en altres situacions previstes per la llei.

L'inventari és obligatori abans de preparar els informes anuals. Aquest procés permet no només tenir en compte els requisits de la llei, sinó també evitar diversos errors o mancances en els documents comptables. Normalment, les empreses fan una revisió anualment abans del final de l'any natural.

L'inventari d'immobilitzat es realitza cada tres anys. Cada gestor hauria de conèixer tots els casos d'inventari obligatori. A més, pot designar de manera independent una inspecció si hi ha dubtes sobre l'honestedat del treball de determinats especialistes contractats.

Com s'estableix l'ordre del procés

La realització d'un inventari implica necessàriament tenir en compte els requisits continguts a les Directrius. Nombrosos matisos els determinen els gestors directes de les empreses. Per a això, les regles es fixen a la documentació constitutiva.

El director de l'empresa pot identificar alguns punts importants:

• quan cal un procés;
• quantes vegades l'any es pot fer inventari;
• en quina hora es porta a terme el procés;
• quant de temps dura;
• quins actius segur que es comprovaran;
• qui és membre o president del comitè d'inventari.

Les respostes a totes aquestes preguntes es fixen a la documentació fundacional. La realització d'un inventari és obligatòria quan es canvien de persones financerament responsables. En aquestes condicions, un nou especialista contractat pot estar segur que les mancances sorgides sota el seu predecessor no li seran transferides de cap manera.

Què s'està comprovant?

L'inventari es pot realitzar en relació a diferents immobles, de manera que es destaca la verificació d'efectiu, immobilitzat, materials o altres elements. Durant el procediment s'avaluen tots els actius i passius de l'empresa i les seves subdivisions. Els elements següents estan subjectes a verificació:

• actius fixosempreses solien fer negocis;
• actius immaterials de l'empresa;
• inversions financeres diverses;
• bens i materials;
• treballs en curs;
• diners en comptes i a mà;
• valors i SSO;
• acords amb contraparts, compradors, el Servei Federal d'Impostos, diversos fons i altres deutors o creditors;
• reserves;
• actius i passius de l'empresa.

Quan es requereix un inventari de materials? Aquesta comprovació es realitza quan se sospita que els especialistes contractats a l'empresa estan abusant dels seus poders, per la qual cosa es detecta robatori o escassetat.

La verificació està subjecta no només als béns propietat de l'empresa, sinó també als objectes de valor que es troben en comptes fora de balanç. L'empresa no té drets de propietat sobre ells, però s'utilitzen en el procés de treball sobre la base d'un contracte d'arrendament o d' altres acords.

Passos del procés

La realització d'un inventari de béns implica necessàriament la implementació d'accions seqüencials. Per tant, el procés es divideix en etapes:

1. El cap emet una comanda sobre la necessitat d'un inventari.
2. S'està convocant una comissió d'inventari, que hauria d'incloure especialistes que no estiguin interessats en els resultats de l'auditoria.
3. Determineu el període de temps durant el qual es realitzarà el procediment.
4. La propietat a taxar està seleccionada.
5. Materialels responsables de l'empresa donen rebuts a l'empresari.
6. Imprimir inventaris de valors de l'empresa, creats per a cada responsable financer.
7. Es fa un control directe, que consisteix a pesar, comparar la quantitat real amb dades de documents, mesurar, comptar i altres accions similars.
8. La informació de la llista d'inventari es compara amb la informació disponible als documents comptables, la qual cosa permet identificar qualsevol discrepància
9. S'estan formant declaracions de comparació, amb l'ajuda de les quals és possible identificar les causes de les discrepàncies.
10. S'estan elaborant els resultats de la comprovació, per a la qual s'està redactant l'acta corresponent.
11. Si s'identifiquen mancances i altres problemes, es porta a terme una investigació a l'empresa, la finalitat de la qual és identificar els autors.
12. Els infractors identificats estan subjectes a responsabilitat administrativa o penal, en funció de les característiques de les infraccions.

Cal completar l'inventari abans de l'elaboració immediata, signatura i presentació d'informes anuals al Servei Federal d'Impostos. El procediment d'inventari finalitza necessàriament amb un informe especial.

Regles d'informes

Es genera un informe basat en els resultats de la comprovació. Inclou la informació següent:

• data d'inventari;
• dades sobre els membres de la comissió d'inventari;
• període durant el qual es va realitzar el procediment;
• propietat verificable de l'empresa;
• Problemes i escassetats identificats;
• signatures de tots els inspectors.

Si bé l'inventari és necessari abans de preparar els comptes anuals, qualsevol executiu de l'empresa pot iniciar el procés sense una bona raó. Per fer-ho, s'emet una ordre adequada, després de la qual els empleats de l'empresa han de seguir el procediment.

Responsabilitats de la comissió d'inventari

L'inventari és obligatori per llei, per la qual cosa cada empresa ha de crear un òrgan especial responsable de la comprovació i la comptabilitat. S'anomena comissió liquidadora. Té algunes responsabilitats:

• aplicació de diverses mesures preventives destinades a preservar la propietat de l'empresa;
• participació en diferents disputes relacionades amb l'emmagatzematge o el dany dels valors de la propietat;
• control de la correcció de l'elaboració de diversos documents relatius a la propietat de l'empresa;
• inventari basat en l'ordre de la direcció de l'empresa;
• preparant un informe sobre els resultats de l'auditoria;
• realitzar una investigació destinada a identificar el culpable de diverses violacions i problemes.

Totes aquestes accions han de ser realitzades exclusivament per empleats de l'empresa que no estiguin interessats en els resultats de l'auditoria.

Qui és a la comissió

Quan es constitueix una comissió, solen intervenir en el treball els següents especialistes:

• treballadors administratius;
• especialistes del departament de comptabilitat;
• domèsticauditors;
• sovint hi intervenen experts independents;
• representants de diferents llocs disponibles a la plantilla de l'organització.

Si l'empresa té una petita quantitat de propietats diferents, sovint la responsabilitat de realitzar un inventari es trasllada a la comissió d'auditoria, si existeix a l'empresa.

Si durant la inspecció es revela que fins i tot un membre de la comissió està absent, els resultats del procediment queden invalidats.

Responsabilitat per la f alta d'inventari

Alguns propietaris d'empreses es neguen deliberadament a auditar per diversos motius. La legislació no preveu la responsabilitat per aquesta decisió. Però el Servei Federal d'Impostos pot multar l'empresa si resulta que hi ha inconsistències o errors en els estats financers rebuts.

Recomanacions d'experts

Quan es realitza un inventari en una empresa, s'aconsella utilitzar determinades recomanacions. Aquests inclouen els següents:

• 10 dies abans del xec, el responsable emet una comanda adequada, que es registra al diari.
• Es permet formar una comissió no només permanent, sinó també única o laboral.
• Si l'organització utilitza molts béns i materials, la decisió sobre la necessitat d'un inventari selectiu la pren el gerent en funció de la situació actual de l'empresa.
• Tots els membres de la comissió haurien de participar en la verificació, en cas contrari els resultats es reconeixen fàcilmentno vàlid.
• Les persones responsables participen durant el procés.
• La direcció de l'empresa ha de garantir que el procés es realitza de manera ràpida i senzilla.
• La verificació sovint pot trigar molt de temps, sobretot a les empreses que utilitzen un gran nombre de materials o que envien i reben moltes mercaderies.

Durant l'inventari, els membres de la comissió han de tenir en compte els requisits de la llei.

Fes de venciment

El responsable de l'empresa determina amb quina freqüència es realitzarà la comprovació. Però al mateix temps, es tenen en compte determinades recomanacions, per tant, es fa un inventari al magatzem almenys un cop l'any.

Les botigues s'han de revisar dos cops l'any. Els materials i les mercaderies s'avaluen sense f alta abans d'elaborar els informes anuals. La verificació normalment es realitza en tres dies, però de vegades el procés es retarda unes quantes setmanes.

Conclusió

L'inventari és un procés obligatori per a qualsevol empresa. Consisteix en comparar els materials i mercaderies disponibles amb la quantitat indicada a la documentació de l'empresa. El procés el porta a terme una comissió especial.

No hi ha informació a la legislació sobre responsabilitat per negativa a realitzar un inventari, però si els inspectors fiscals troben errors i infraccions en els informes, l'empresa haurà de pagar multes importants.