El diagrama de Gantt és el vostre assistent de planificació. Què és un diagrama de Gantt i com fer-ne un?

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

El diagrama de Gantt és una de les eines més populars per il·lustrar visualment el calendari en la gestió de projectes.

Què és això?

El diagrama de Gantt està dissenyat per il·lustrar les diferents etapes del treball en l'àmbit de la petita i mitjana empresa. Visualment, és un senzill conjunt de tires format per dos eixos principals: casos i temps. A cada període de temps se li assigna una tasca específica que s'ha de completar.

Al diagrama, a més dels blocs principals, pot haver-hi una columna addicional especial que mostri el percentatge de treball realitzat. Les marques especials (fites) s'utilitzen per destacar dues o més tasques i demostrar la seqüència de la seva implementació.

El diagrama de Gantt és una mena d'estàndard en el camp de la gestió de projectes, perquè és amb la seva ajuda que es fa possible mostrar clarament l'estructura de la implementació de totes les etapes del projecte.

Per a què serveix un diagrama de Gantt?

Atès que la majoria de la gent és visual, el diagrama ofereix una oportunitat per resoldre una de les tasques principals i mostrar al personal en què treballar, quins recursos aplicar en el procés i ambamb quina rapidesa es realitzen determinades tasques. Tota la informació es presenta en forma comprimida, sense l'ús de taules confuses i una gran quantitat de text. Al mateix temps, l'essència és clara i comprensible per a tots, sense excepció, els participants del projecte.

L'ús d'un gràfic simplifica molt la gestió de projectes a petita escala i permet mantenir sempre sota control les activitats dels empleats.

Història de l'aparició del primer gràfic

El primer format de gràfics va ser desenvolupat i provat per Henry L. Gant a principis del segle XX. El científic va ser contractat per gestionar la construcció de vaixells per a la Primera Guerra Mundial. Un calendari especial li va permetre coordinar el treball de diversos enginyers, controlant la realització de les tasques a temps. Gant va començar directament enumerant totes les tasques necessàries i programant-les segons els recursos disponibles.

Una etapa important va ser la demostració de la dependència d'unes tasques d' altres. A més, Gant va destinar a cada persona un període de temps durant el qual havia de realitzar un determinat tipus d'activitat, va indicar qui i quina tasca es faria, tenint en compte el temps destinat al projecte.

Els gràfics de Gantt es fan utilitzant un eix vertical que representa diferents tasques i un eix horitzontal que representa el temps.

Diagrama de Gantt al món modern

Aquest mètode de planificació no perd la seva rellevància avui dia, perquè permet oferir una visualització gràfica del pla de producció, simplifica el seguiment del progrés en la implementaciótasques assignades. El diagrama de Gantt s'ha convertit en una eina analítica tan potent que durant gairebé 100 anys no ha sofert cap canvi. Només a la dècada dels 90 del segle passat, per tal de descriure les relacions amb més detall, s'hi van introduir línies de comunicació entre diferents tasques:

• "acabar-iniciar": l'activitat B no pot començar fins que s'hagi completat l'activitat A;
• "inici-acabat": l'acció B no pot començar fins que comenci l'acció A;
• "inici-inici": l'acció B no començarà abans de l'acció A;
• "acabar-acabar": l'acció B no ha d'acabar abans que finalitzi l'acció A.

Hi ha proves que el diagrama de Gantt es va utilitzar en la construcció d'estructures d'enginyeria tan gegants com la presa Hoover (Las Vegas, 1939) i el sistema d'autopistes Eisenhower (connecta la majoria de les grans ciutats dels Estats Units).

Instrucció: com crear un diagrama de Gantt en 5 passos?

A continuació, veurem les regles per construir un diagrama de Gantt i intentarem crear-lo nos altres mateixos en un full de càlcul de Microsoft Excel.

Pas 1. Recollida de dades

Per construir un gràfic, necessitem les dades següents:

• coordenades de tots els conjunts de dades (on ha de començar cadascuna de les columnes);
• nom de cada etapa;
• durada de cada etapa.

Per comoditat, els introduïm immediatament als camps corresponents de la taula. Després d'haver introduït tota la informació necessària, podem procedir a la creació del propi gràfic.

Important: assegureu-vos que tots els formats de dades siguinsón correctes: en particular, això s'aplica a les dates.

Pas 2. Formació del disseny

Per tant, coneixem el propòsit de la planificació i les dades clau a partir de les quals construirem un calendari. Ara, a la finestra del full de càlcul, hem d'anar a la secció "Insereix gràfic ->" i després fer clic a l'element "Línia". No necessitem l'habitual, sinó amb acumulació, ja que només proporciona la segona fila de dades, que en el nostre cas serà la principal.

Pas 3. Esborra tota la resta

Per fer-ho, el programa ofereix eines especials. Al gràfic que apareix a la pantalla, heu de moure el cursor del ratolí per sobre de la barra blava, feu-hi clic amb el botó dret i seleccioneu "Format de sèrie de dades" al menú que apareix. Ens apareixerà una finestra en la qual hem d'anar a l'element "Emplenar" i seleccionar l'element "Sense omplir". Després d'això, el gràfic tindrà aquest aspecte:

Pas 4. Tocs finals

Com que per defecte totes les dades del nostre gràfic estan ordenades de baix a d alt, haurem de modificar-ho una mica. Per fer-ho, fem clic amb el botó dret sobre l'eix de categories (aquell al costat del qual tenim una llista de tasques), anem a la finestra "Format de l'eix". S'obre immediatament la pestanya que necessitem: "Paràmetres de l'eix". Marqueu la casella al costat d'Ordre de categoria inversa. De fet, el diagrama de Gantt ja està llest, només queden un parell de petites coses útils.

Pas 5. Format

Per tant, continuem treballant en el gràfic. Com podeu veure, encara té un aspecte antiestètic, i ara ho solucionarem amb el propi full de càlcul:

1. Estira el gràfic a la mida desitjada amb la fletxa de l'extrem superior dret.
2. Seleccioneu totes les dates de la taula, feu clic a l'àrea de selecció amb el botó dret del ratolí i aneu a "Format Cel·les-> Número". Aquesta secció presenta els principals formats de nombres amb els quals treballem. Perquè les inscripcions no es superposin, us recomanem que trieu una versió més curta de l'entrada. A continuació, de nou, feu clic amb el botó dret a l'eix amb les dates al gràfic, seleccioneu "Format Axis -> Number" i marqueu la casella que hi ha al costat d'"Enllaç a la font".
3. Seleccioneu la llegenda (els símbols "Data" i "Durada" a la dreta) i premeu el botó Suprimeix del teclat.
4. Obre "Format Axis -> Parameters" i posa els valors mínims i màxims (establem el 15 de desembre, ja que és dilluns, i el 3 de gener). Aquí podem fixar el preu de les divisions principals (això és convenient en els casos en què, per exemple, el treball en un projecte durarà diverses setmanes o mesos). En el nostre cas, és més convenient deixar el valor predeterminat (2.0).

Una mica més d'experimentació amb el format, i aquesta és la bellesa que tenim al final. Aquí teniu un diagrama de Gantt acabat. L'exemple que hem donat és, per descomptat, molt senzill, però n'hi ha prou per entendre l'essència d'aquest mètode de planificació idemostració visual del procés de realització de determinades tasques.

Altres programes de dibuixos

Per descomptat, hi ha molts altres programes millors que faciliten la gestió de projectes. Es pot crear fàcilment un diagrama de Gantt de qualsevol complexitat mitjançant aplicacions com ara:

• SchedRoll;
• Dissenyador Gantt;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project i molts altres.

A més, hi ha una sèrie de serveis en línia que ofereixen als seus usuaris l'oportunitat no només de planificar els seus assumptes, sinó també de rebre informes periòdics, notificacions sobre l'estat actual de les tasques per correu electrònic. Tanmateix, no es pot negar que la confidencialitat de les dades emmagatzemades a la xarxa està en risc i que el programari estacionari que s'instal·la directament a l'ordinador de l'usuari, per regla general, té una funcionalitat molt més àmplia i és més fiable en el seu funcionament.

Avantatges i desavantatges del mètode

Finalment, val la pena considerar amb detall els principals avantatges i desavantatges del mètode de planificació i gestió descrit.

El principal avantatge, sens dubte, és la presentació gràfica del material. Com a regla general, és convenient que els empresaris treballin amb diagrames de Gantt: els agrada la capacitat d'identificar i designar clarament les etapes del treball en un projecte. En presentar les tasques en forma de barres de colors diferents, tots els membres de l'equip poden identificar literalment les seves tasques d'un cop d'ull.

També cal tenir en compte que els gràfics de Gantt ho sónuna excel·lent eina de presentació que és capaç de demostrar les prioritats clau del projecte. És a dir, tan aviat com els líders assignen i distribueixen cadascun dels recursos disponibles, l'equip s'assabenta instantàniament i segueix instruccions addicionals. Aquesta característica del diagrama de Gantt és extremadament útil per als alts directius: utilitzant-la, és molt més fàcil preparar un informe detallat i ampli sobre l'estat de diversos projectes.

No obstant això, com qualsevol altre mètode de planificació, el diagrama de Gantt té els seus inconvenients. Un d'ells és la dependència de tasques. Sovint, en el procés de presentació de projectes, els directius han de mostrar quines d'aquestes tasques estan relacionades entre si. Però, malauradament, el format del gràfic en si no ho permet. Per evitar aquesta limitació, els gestors recorren a diversos trucs: per exemple, afegeixen línies verticals especials al gràfic que demostren les dependències clau. Tanmateix, aquesta és només una solució temporal, no pot transmetre la informació completa.

Un altre desavantatge dels gràfics de Gantt és la seva inflexibilitat. Avui en dia, els projectes no són estàtics: pateixen constantment alguns canvis, canvis, que simplement és impossible tenir en compte al diagrama. Abans de començar a construir un gràfic, els gestors han de calcular-ho tot amb el més mínim detall, ja que amb el més mínim canvi en l'estimació, s'ha de tornar a dibuixar tot el diagrama des de zero. I això sense oblidar el fet de poder il·lustrar diverses maneres diferents de planificar alhoratambé f alta.

Independentment de per què necessiteu un diagrama de Gantt, un programa (fins i tot el més "avançat") no podrà mostrar la importància i la intensitat dels recursos de determinades obres, la seva essència. Per tant, poques vegades s'utilitza per a projectes a gran escala.

No obstant això, és impossible negar que aquest mètode és extremadament comú en la pràctica de gestió de projectes: durant més d'un segle d'ús, la gent ha tingut l'oportunitat de verificar la seva eficiència i alta eficiència.