Despeses de viatge: pagament, mida, publicacions

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Per tal de complir amb les seves funcions oficials, els empleats sovint són enviats a viatges de negocis. Totes les despeses relacionades amb el desplaçament, l'allotjament i els àpats són a càrrec de l'organització. Llegiu més sobre com es calculen i es paguen les despeses de viatge el 2018.

Reglament legislatiu

El subsidi diari són les despeses d'un empleat associades a la seva vida fora del lloc de residència. Segons l'art. 168 del Codi del Treball de la Federació de Rússia, aquests costos els ha de pagar l'empresari en l'import establert a la política estatutària de l'organització.

Les despeses de viatge a Rússia no són remuneracions per feina, sinó pagaments de compensació. Les dietes diàries no depenen de l'acompliment de les funcions laborals per part del treballador. Encara que aquestes tasques no s'hagin realitzat durant un viatge de negocis a causa d'un temps d'inactivitat, l'empresa ha de pagar les dietes.

A nivell legislatiu hi ha normes per a les despeses de viatge que no estan gravades. Segons l'art. 217 del Codi Fiscal, si l'import de la compensació no supera els 700 rubles per a viatges de negocis dins del país i 2500 rubles per a viatges de negocis a l'estranger, aleshoresl'organització no pot pagar impostos. Això no vol dir que l'organització no tingui dret a establir un pagament per sobre de la norma. Només has de pagar impostos per la diferència. Si la política comptable de l'empresa indica l'import de la prestació de viatge a un nivell de 1.000 rubles, s'hauria de retenir l'impost sobre la renda personal de la diferència (1.000 - 700=300 rubles).

Procediment de pagament

La prestació diària es reemborsa per cada dia dedicat a un viatge de negocis. També es paguen els caps de setmana, no laborables, festius i dies de viatge. Si un empleat va marxar diumenge al matí i va tornar una setmana més tard el dissabte, s'han de compensar tots els caps de setmana d'aquest període (4 dies). La legislació no preveu el pagament de les dietes d'un dia, però l'empresari, a la seva discreció, pot introduir aquesta clàusula a la política comptable. Al mateix temps, està obligat a emetre una avançada abans del viatge.

Despeses reemborsables:

• per a viatges i habitatges de lloguer;
• despeses de manutenció (diaris);
• altres despeses realitzades sota la direcció o amb el permís del gestor, encara que no s'hagin acordat prèviament.

Exemple 1

La política comptable de l'empresa preveu un pagament de 45 euros (3.330 rubles) per dia d'estada en un viatge de negocis a l'estranger i 700 rubles. - al territori de la Federació Russa. El treballador va estar absent durant 10 dies: de l'1 al 10 de juliol. Durant els primers 9 dies, té dret a un pagament de 45 x 9=405 euros (29.965 rubles). El retorn del dia a Rússia es paga a raó de 700 rubles. A la data del pagament avançat, el tipus de canvi de l'euro era de 70 rubles i el dia de l'aprovacióinforme previ - 68 rubles. Calcula l'import de les despeses de viatge.

Atès que l'empleat va rebre una indemnització abans del viatge, el recàlcul de les quantitats emeses es farà al tipus d'emissió de fons:

• 405 x 70=28.350 rubles - durant els 9 primers dies.
• Total acumulat: 28.350 + 700=29.050 rubles
• La taxa de pagaments lliures d'impostos segons la llei=9 x 2500=22.500 rubles.
• Diferència: 29.050 - 22.500=6.550 rubles - s'ha de retenir l'impost sobre la renda de les persones físiques d'aquesta quantitat.

Documentació

La base per anar de viatge és una ordre escrita de l'empresari: una ordre. L'organització pot utilitzar el formulari unificat núm. T-9 o desenvolupar el seu propi. El document ha d'indicar el lloc, la data, la finalitat del viatge, el número de certificat, l'assignació de feina. La mateixa llei prescriu l'import de la dieta i altres pagaments limitats.

Abans del viatge, l'empleat ha de rebre un pagament anticipat i, a la seva tornada, presentar un informe sobre l'ús dels fons i la tasca realitzada. Es destinen tres dies per a l'elaboració del document. L'organització elabora el mateix formulari d'informe. A més del document, s'han d'adjuntar els originals de tots els documents consumibles.

Si el gerent accepta la feina de l'empleat, el comptable està obligat a reflectir totes les despeses al balanç. Si no es compleix la finalitat del viatge, una part de les despeses es pot deduir dels ingressos del treballador. Si un empleat va gastar més diners dels que va rebre de la caixa registradora, aleshoreshi ha hagut canvis en les despeses de viatge, hauríeu de pagar l'excés. L'import no gastat s'ha de retornar al caixer, en cas contrari, el saldo es descomptarà dels ingressos de l'empleat.

Viatges de negocis a l'estranger

En els viatges internacionals, la data de creuament de la frontera és el primer dia d'un viatge de negocis a l'estranger, i quan es viatja a la Federació de Rússia, es paga a la tarifa prevista per als viatges de negocis nacionals. Els càlculs es fan d'acord amb les marques de les autoritats frontereres al passaport.

Si un empleat va de viatge a l'estranger, haurà de comprar la moneda del país d'acollida. Aquesta funció pot ser assumida per l'organització mitjançant la prescripció en els actes locals del pagament de fons en moneda estrangera. Els dòlars i euros es poden canviar a qualsevol banc del país, a diferència de les unitats nacionals més rares. Això s'ha de tenir en compte a l'hora d'elaborar els actes locals. Si l'organització està preparada per pagar les despeses de viatge en moneda estrangera, és millor canviar per dòlar o euro.

La comptabilització d'aquests imports als registres comptables encara es realitza en rubles, però tenint en compte les característiques següents:

• si es transfereix un pagament per avançat a una targeta de rubles, l'import s'ha de calcular al tipus de canvi de la data del pagament;
• si el pagament es fa en efectiu, s'ha d'aplicar el tipus de conversió del ruble especificat al certificat de compra de la moneda.

Nombre de dies

La durada real de l'estada en un viatge de negocis està determinada pels documents de viatge, és a dir, els bitllets. Si l'empleat va fer un viatge de negocis amb cotxe, calculeu-lodies poden ser en una nota, que està obligat a proporcionar al seu retorn. A més, s'ha d'adjuntar tots els documents que confirmen l'ús del transport (lletra de port, factures, rebuts, xecs, etc.).

Visites d'un dia

No hi ha cap període mínim especificat legalment per a un viatge de negocis. La tasca del líder es pot completar en un dia. Com puc recuperar les despeses en aquest cas? El procés de documentació d'un viatge de negocis no depèn de la seva durada. El departament de comptabilitat ha d'elaborar una comanda, marcar el full de temps i abonar un pagament anticipat a l'empleat. Després de tornar, està obligat a informar de les despeses realitzades, i retornar la diferència a la caixa de l'organització. No hi ha dieta per a viatges curts. Tanmateix, deixar un empleat sense diners no és una bona idea. En aquest cas, l'empresari pot pagar-li una quantitat determinada, per exemple, el 50% de la compensació deguda per dia. Aquesta compensació està lliure d'impostos.

països de la CEI

Els viatges als països de la CEI es tenen en compte per separat. Atès que no hi ha segell al passaport en creuar la frontera, el període es determina pels documents de viatge. El dia de sortida és la data de sortida del vehicle, i el dia d'arribada és el dia en què correspon l'hora d'arribada del vehicle a la ciutat natal. L'import del pagament el determina l'empresari. Les quantitats de compensació no imposables segueixen sent les mateixes: 700 i 2500 rubles. Els retards en el camí es paguen per decisió del cap si hi ha documents que confirmen el fet de forçarretards.

Exemple 2

Un empleat va de viatge de negocis durant 3 dies.

• 10.08.17 a les 22:10 l'empleat va agafar el tren cap a Astana.
• 11.08.17 a les 11:00 el tren va arribar a Astana. És a dir, l'empleat va creuar la frontera ja l'11.08.17.
• 11.08 i 12.07 l'empleat estava de servei.
• 12.08: el tren cap a Rússia va sortir a les 15:05.
• 12.08 a les 23:40 el tren va arribar a Rússia. És a dir, l'empleat va creuar la frontera ja el 12.08.17.

Els dies 10 i 12 d'agost es va acumular un subsidi diari a la Federació Russa per valor de 700 rubles. Per a l'11 d'agost, s'hauria d'acumular un pagament de 2.500 rubles. En total, durant el període de viatge de negocis, l'empleat rebrà: 700 x 2 + 2500=3900 rubles

Operacions a BU

La comptabilització de les despeses de viatge de l'any 2018, com fins ara, es realitza a partir d'un informe previ. Els imports de les despeses es reflecteixen als comptes de comptabilitat de costos, ja que un viatge de negocis és un viatge de negocis.

Un requisit previ per al viatge és l'emissió preliminar d'una avançada. El comptable pot emetre fons de la caixa registradora o transferir-lo a una targeta bancària. L'avançament es calcula en funció de la durada del viatge i dels costos aproximats del viatge de negocis. A BU aquesta operació es realitza de la següent manera:

• Dt 71 Ct 50 - emissió d'imports comptables des de la caixa.
• Dt 71 Ct 51 - transferència d'imports comptables a la targeta.

La publicació addicional de les despeses de viatge depèn de la finalitat del viatge. Els costos es carregaran a la comptabilitat de costos de la unitat els problemes de la qual es dirigeixin.decidir el treballador. Per exemple:

• Dt 20 Kt 71: l'empleat va ser enviat de viatge per treballar amb el client.
• Dt 44 Kt 71 - el viatge està relacionat amb la venda de mercaderies.
• Dt 08 Ct 71: un empleat va de viatge de negocis per completar una transacció de venda d'una propietat.
• Dt 28 Kt 71: la necessitat dels viatges de negocis per retornar els productes defectuosos.
• Dt 19 Kt 71 - comptabilització de l'IVA sobre els imports anticipats.
• Dt 68 Ct 19 - deducció fiscal a la factura.

La devolució dels fons no gastats es reflecteix a les transaccions següents:

• Dt 50 Kt 71 - pagament anticipat al caixer.
• Dt 51 Kt 71 - dipositar el saldo de fons al compte corrent.
• Dt 70 Kt 71 - retenció del saldo de l'avançament dels salaris.

Només pots quedar-te amb l'import si ha passat més d'un mes i l'empleat no s'oposa a aquesta operació. En cas contrari, l'empresari haurà d'anar als tribunals.

UST, cotitzacions socials i altres impostos

Segons la Llei federal núm. 216 "Sobre la modificació del codi fiscal de la Federació de Rússia", des de l'2008-01-01 el reemborsament de les despeses de viatge que superen els 700 rubles. i 2500 rubles. per cada dia de viatge de negocis al territori de la Federació Russa ia l'estranger, estan subjectes a l'impost sobre la renda de les persones físiques, UST i contribucions socials. El mateix empresari estableix l'import de les indemnitzacions. Independentment de la seva mida, la base de l'impost sobre la renda es redueix pel pagament real de la compensació.

A efectes fiscals, les despeses de l'organització inclouen:

• Viatge del treballador aambdós costats.
• Lloguer d'allotjament, inclosos els serveis addicionals a l'hotel (excepte el cost del servei als bars, a l'habitació, per a l'ús de les instal·lacions de benestar).
• Expedició i expedició de visats.
• Entrada de vehicles.

Característiques dels càlculs

L'empleat no ha d'informar d'on va utilitzar les dietes. Tanmateix, el Servei Federal d'Impostos pot comprovar el càlcul just de l'import en funció de la durada del viatge. Aquests poden ser documents que confirmin el viatge, l'allotjament o un document de viatge.

Durant un viatge de negocis, pot haver-hi despeses que no s'hagin acordat prèviament. Per exemple, el cost de fer l'equipatge. El reemborsament d'aquestes despeses només es permet si la possibilitat de la seva compensació està especificada en l'acte local i hi ha constància que l'operació s'ha realitzat amb finalitats de producció. És a dir, calia empaquetar els documents, propietat de l'organització. En cas contrari, aquestes despeses s'hauran d'atribuir als ingressos del treballador amb la consegüent retenció de l'IRPF.

El reemborsament dels àpats no està relacionat amb els viatges de negocis. S'entén que l'empleat compensa aquestes despeses de manera independent en l'import de la dieta. Però la direcció pot, en els actes locals, preveure el cost del pagament dels aliments a més de la dieta i retenir l'IRPF d'aquests imports. Si el cost de l'allotjament en un hotel, vol o viatge inclou el cost del menjar, l'impost no es retindrà.

Considerarem per separat la situació en què s'inicia el viatge per l'organització que fa la comanda. Molt sovint les parts hi estan d'acordel reemborsament es basarà en els costos reals. Tanmateix, una organització només pot enviar els seus empleats a un viatge de negocis. I en aquest cas, el client no porta les despeses comptables, ja que es considera un pagament pels serveis d'una altra organització (executor). En aquest cas, el contracte entre empreses ha d'indicar que el reemborsament d'aquestes despeses s'inclourà en el preu de la mercaderia, així com indicar els requisits dels documents i els terminis per a la seva presentació. Per als bitllets de viatge i altres xecs, el client només pot comprovar la correcció del càlcul del cost. Si el contractista està en règim fiscal general, el cost dels serveis està subjecte a l'IVA. Si el client és una empresa estrangera, no hi ha cap devolució d'impostos.

Conclusió

Si un empleat és enviat a un viatge de negocis, se li ha de reemborsar les despeses de viatge. La dieta és fixada per l'empresari i es fixa en les lleis locals. La dieta es paga per tots els dies d'un viatge de negocis, inclosos els dies lliures i les vacances. Abans del viatge, l'empleat ha de meritar i pagar una bestreta. Informa de tots els imports comptables després del viatge. Les quantitats no gastades s'han de retornar al caixer i les despeses excessives s'han de compensar a l'empleat immediatament després d'aprovar l'informe del viatge.