Gestió de projectes: què és? Pros i contres

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2024-01-17 18:43

La gestió de projectes és un element integral del sistema de gestió modern a Rússia. Moltes empreses nacionals i estrangeres utilitzen la gestió de projectes per millorar la qualitat dels productes i serveis, reduir costos i augmentar els beneficis. Què és la gestió de projectes i quins són els seus principals beneficis?

Què és un projecte?

El concepte de "projecte" es pot interpretar de maneres completament diferents. La primera opció implica la definició del projecte com un conjunt de documentació, segons la qual és possible la construcció d'un edifici o estructura. Aquest article tractarà el segon significat de la paraula "projecte".

Hi ha moltes definicions de projecte, tot i que totes coincideixen en una cosa: un projecte és una idea que implica la realització d'una tasca material concreta en un període de temps limitat. Al mateix temps, les principals característiques del projecte s'anomenen:

• Singularitat (un projecte és una cosa que es crea per primera vegada).
• Temps limitat (el projecte sempre té terminis per a la seva implementació).
• Propòsit (el projecte es realitza sempre per resoldre problemes concrets, expressat, per regla general, en unitats quantitativesmesures).

Si es compleixen les tres condicions, el conjunt d'activitats es pot anomenar projecte.

Programes i carteres

Els projectes sovint s'agrupen en programes i carteres. Al mateix temps, els programes són un conjunt de projectes que estan units per un objectiu comú. Per exemple, un programa de millora de la qualitat de l'educació per a la població pot incloure projectes per augmentar un 20% els salaris dels professors, la construcció de 15 noves escoles, la publicació de 26 nous llibres de text de matèries bàsiques.

Una cartera de projectes reuneix projectes finançats d'una única font, independentment dels seus objectius. Per exemple, la cartera de projectes de l'empresa N pot incloure projectes benèfics, la construcció d'una nova oficina corporativa, la celebració de l'aniversari del director i un augment de la facturació anual en un 10%.

Els projectes en carteres i programes també haurien de tenir les tres característiques principals descrites anteriorment.

Principis bàsics de la gestió de projectes

Tenint en compte el desenvolupament dinàmic del mercat de tecnologies dissenyades per facilitar el procés de gestió, és difícil anomenar mètodes específics que descriguin completament la gestió de projectes.

La gestió de projectes inclou molts enfocaments i eines i es basa en els principis bàsics següents:

• Orientat a resultats. Aquest principi ve determinat pel significat del terme "projecte". La gestió de projectes no és només gestió de la qualitat, és un conjunt d'accions interrelacionades amb un propòsit.
• Principi del "triangle de disseny". A lesLa gestió del projecte s'ha de guiar per les interdependències entre: temps, pressupost, qualitat del projecte. Un canvi en un dels factors comporta un canvi en els altres, la qual cosa els fa, per dir-ho, costats del mateix triangle.



• Comptabilització del cicle de vida del projecte. El cicle de vida d'un projecte comença amb la formació de la idea mateixa de crear un projecte i acaba al venciment del període de temps especificat en el projecte. El cicle de vida d'un projecte, per regla general, acaba en el moment en què comença el cicle de vida del producte, creat com a resultat del projecte.
• Enfocament per processos de gestió. Aquest principi implica l'avaluació del projecte com un conjunt de processos que estan interconnectats i que culminen en resultats intermedis en forma de productes semielaborats o documents importants. Aquest enfocament us permet controlar el projecte sense les anomenades "zones cegues".

Mètodes per animar els participants del projecte

La incentivació dels participants del projecte sol ser especial atenció quan se selecciona la gestió del projecte per dur a terme tasques específiques. La gestió de projectes sol incloure mecanismes de motivació tangibles i intangibles.

Els incentius materials inclouen bonificacions, multes i pagaments addicionals per a la realització anticipada de tasques intermèdies.

Els mètodes intangibles de motivació inclouen certificats i obsequis disciplinaris en forma de temps lliure, així com el desplegament de la competència entre els participants del projecte com a part d'una competició competitiva.

Fases principals de la gestió del projecte

La gestió del projecte es produeix en etapes del cicle de vida del projecte i fases de complexitat de gestió. La relació entre etapes i fases es mostra a la taula següent.

FASE:	Gestió de costos	Gestió deguda	Gestió de continguts	Gestió de riscos
STAGES:	1	2	3	4
Iniciació	Estimació de finançament preliminar	Estimació preliminar de la cronologia del projecte	Definició de tasques clau	Anàlisi preliminar de possibles factors negatius
Planificació	Càlcul del pressupost i cerca de fonts de finançament	Càlcul de la programació del projecte	Càlcul dels objectius del projecte	Càlcul de l'ajust de risc
Implementació	Finançament etapa per etapa del projecte	Supervisió de la implementació del calendari	Supervisió de l'assoliment d'indicadors intermedis	Control dels canvis en els factors clau
Tancament	Estimació de guanys/pèrdues	Puntuació de pota/avantatge	Avaluació de l'assoliment/fracàs dels objectius del projecte	Anàlisierrors comesos

Per tant, les àrees de gestió de projectes inclouen àrees financeres, de personal i estructurals de l'organització.

Àmbit de la gestió del projecte

L'estructura de gestió de projectes inclou la divisió de tot el treball de l'organització en projectes limitats en temps i objectius. Paral·lelament, es forma un equip de cada projecte i un equip de caps de projecte, que informen al responsable de l'evolució del seu projecte.

En aquest sentit, la gestió de projectes s'utilitza, per regla general, en organitzacions de diverses indústries i mides, amb una àmplia gamma d'ordres executades simultàniament. Tanmateix, a les petites empreses, també utilitza la gestió de projectes per resoldre problemes concrets de modernització de la producció o, per exemple, la introducció d'un nou producte.

Gestió de projectes en el sector de la construcció

En el sector de la construcció, l'ús de la metodologia de gestió de projectes és especialment rellevant. A les empreses que realitzen les funcions d'un client o contractista, la direcció de projectes utilitza una divisió natural del treball en projectes (segons el principi del producte, és a dir, la construcció de cada edifici és un projecte independent) i l'estructura de la direcció pràcticament. no requereix una reestructuració seriosa.

La gestió de l'organització d'un projecte també es fa sovint segons el principi del projecte, utilitzant amb èxit equips ja formatsdissenyadors com a equip de projecte.

Gestió de projectes en estructures estatals

La gestió de projectes al govern és una tendència força nova del nostre temps. El mètode de gestió programa-objectiu, que s'ha anat desenvolupant des del període soviètic, ara ha pres la forma de gestió de projectes a tot el país. Ara, per resoldre tasques estratègicament importants per a l'estat, s'utilitzen programes que inclouen projectes individuals amb indicadors objectius i terminis d'execució. Tanmateix, la mateixa metodologia per gestionar aquests programes encara està lluny de ser ideal i requereix modernització i actualització.

Experiència en la implementació de gestió de projectes a la regió de Belgorod

L'administració pública basada en projectes s'ha demostrat a tot el món. A Rússia, hi ha experiència en l'aplicació d'aquesta tecnologia a la regió de Belgorod.

Aquest experiment a gran escala va afectar gairebé tots els aspectes de la funció pública a la regió de Belgorod. Entre els principals elements es troben la formació en gestió de projectes, suport organitzatiu i metodològic, inspeccions in situ, motivació, avaluació de les competències dels empleats, comissions d'experts per a la revisió de projectes.

La gestió de projectes de la regió de Belgorod ara inclou òrgans col·legiats de gestió de projectes:

• Comissió interdepartamental que gestiona les activitats del projecte.
• Comissions d'experts sectorials que decideixen l'obertura/tancament de projectes.
• Oficina regional de projectes que controla el compliment de la metodologiagestió de projectes.

Botiga única

Va ser en el marc de la transició a la gestió de projectes que la regió de Belgorod, l'any 2010, va passar a coordinar projectes d'inversió mitjançant el sistema "una finestra", ara molt conegut a Moscou. El paper d'aquesta finestra només l'exerceix un dels serveis recentment introduïts: l'oficina regional de projectes. Ara, exactament un mes després de presentar la sol·licitud a l'oficina del projecte, l'entitat empresarial rep un document d'aprovació.

Sistema d'informació automatitzat "Gestió de projectes"

La informació i el suport tècnic per a la gestió de projectes a la regió de Belgorod es duu a terme mitjançant el sistema d'informació automatitzat (AIS) "Gestió de projectes". Aquesta és una aplicació web sense programari que realitza les funcions següents per a projectes, carteres i programes:

• Manteniment del registre (base de dades).
• Programació.
• Pressupost.
• Supervisió de la implementació a nivell regional i municipal.
• Distribució de poders i responsabilitats de l'equip.
• Canvia el contingut.
• Sistema d'alerta sobre esdeveniments propers i propers per als projectes.
• Flux de documents.
• Informes analítics automatitzats.
• Integració amb el govern electrònic de la regió de Belgorod.

Avantatges i desavantatges de la gestió de projectes

L'experiència descrita d'implementar la gestió de projectes a la regió de Belgorod va resultar ser un èxit. L'efecte d'aquests canvis es va expressar principalment enun augment de la taxa de creixement del producte regional brut en un 0,1% (més de 3 mil milions de rubles), una reducció del temps dedicat a l'aprovació del projecte (en 2 mesos per a cada projecte) i un augment de la taxa de desenvolupament de les inversions en la regió en un 23%. Tanmateix, el resultat més important és la formació d'un pensament de projecte entre els empleats que analitzen i intenten resoldre activament el problema, de vegades fins i tot utilitzant mètodes innovadors i no estàndards.

La motivació i la reestructuració de l'estructura directiva va permetre obtenir un efecte positiu no només per a la funció pública, sinó també per a l'empresa, creant un clima d'inversió favorable i eliminant barreres a l'emprenedoria.

La població de la regió participa activament en la selecció i control de la implementació de projectes estratègics importants. Per a les persones, la gestió de projectes és una oportunitat per gaudir de serveis d' alta qualitat i una gran mobilitat.

No obstant això, malgrat tots els avantatges de l'estructura de gestió de projectes, aquest enfocament també té desavantatges.

En primer lloc, el període de transició. L'equip del projecte necessita un cert temps per treballar junts i realitzar les seves funcions com a mecanisme ben coordinat.

En segon lloc, quan s'implementa la gestió de projectes en una empresa, la recerca d'un bon gestor de projectes es pot retardar. S'imposen requisits molt elevats a les qualitats personals i professionals d'un director de projecte: qualificacions integrals, immersió total en el projecte, experiència en gestió de projectes amb les especificitats requerides.

El tercer desavantatge de la gestió de projectes es pot considerar la necessitatrepartiment dels recursos de l'empresa entre projectes. A les empreses "pobres", això pot no ser del tot factible. Els directors de projectes hauran de "lluitar" pel finançament i el personal, cosa que és inacceptable en condicions de control total de totes les etapes del cicle de vida del projecte.

Un dels desavantatges més importants de la ruta de gestió de projectes en una organització és la contractació dels membres de l'equip del projecte i del director del projecte un cop finalitzat el projecte. Com sabeu, la càrrega de treball de l'equip és la norma més important d'un negoci d'èxit, i en el cas del treball per projectes, apareixen regularment grups d'especialistes "penjats a l'aire", que perden alhora la seva càrrega de treball constant..

Resumint l'anterior, podem concloure que la gestió de projectes és una part integral de l'espai empresarial modern i que l'estudi dels seus fonaments bàsics és simplement necessari per a la presa de decisions de gestió competent tant a nivell estatal com dins d'una única empresa.