Normativa sobre el flux documental de l'organització. Un exemple de flux de treball en una organització

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Un document és informació presentada en una forma adequada al seu contingut i finalitat. Un document es crea amb una finalitat, per algú per algú. Però no sempre la font del document i/o el seu destinatari serà una persona. El nivell modern - quan és possible i necessari incloure de manera eficaç i pràctica màquines i mecanismes en el bucle de control.

El procés, les característiques i la velocitat del moviment d'un document depèn de la seva forma, contingut i funcionament de l'"entorn de moviment". L'èxit, els indicadors econòmics i l'eficiència social depenen de com estigui configurat el flux documental de l'organització, i això és: la qualitat i la vida de l'empresa.

Sobre els documents i el flux de treball

L'administració, la forma i el procediment del flux de treball a l'exemple d'una organització, no estan regulats per llei. Hi ha GOST, estatuts i recomanacions obligatòries. Com a part dels documents comptables, papers per obtenir un préstec oels informes mèdics són les normes de la llei.

Un document no sempre és una forma escrita estricta. Pot ser:

• un formulari en què s'omplen camps específics d'una determinada manera, amb el contingut semàntic i sintàctic exacte;
• una pàgina feta segons un formulari específic per a una sol·licitud concreta (carta, comanda, termes de referència, personal, …);
• forma lliure (nota explicativa de l'empleat, agraïment pels èxits laborals, resolució de la sol·licitud, …).

Les tres versions dels documents es poden presentar en paper o electrònicament i, a causa de la disponibilitat d'eines tècniques i legals, són absolutament equivalents, tot i que encara hi ha casos en què només és possible el format en paper.

Malgrat la manca de regulació legislativa sobre la forma i el contingut del document i el flux de treball, hi ha una pràctica rígida, generalment acceptada i no discutida de crear, moure, emmagatzemar o destruir documents, que cada organització és lliure d'ajustar. a si mateix de qualsevol manera.

Exemple perfecte de flux de documents en una organització

És fonamentalment impossible aconseguir l'ideal:

• en qualsevol àmbit de la vida i activitat,
• en qualsevol moment,
• a qualsevol lloc de l'espai,

perquè cada nou enfocament fa possible veure nous horitzons. Hi ha un desig i una necessitat de seguir-los. La documentació no és una excepció. Al contrari, és un exemple demostratiu i viu de fixació dinàmica del procés de moviment de la informació.

No importa com es registri la informació: en paper o en format electrònic. Actualment, ambdós formularis tenen el mateix valor legal, tot i que la versió en paper té avantatges en alguns casos.

el cicle del seu moviment des del moment de l'aparició (creació) fins al moment del dipòsit o destrucció.

No totes les organitzacions entenen que molts documents poden ser executats directament per màquines i mecanismes sense intervenció humana, de la mateixa manera que no totes les fonts (autors) haurien de ser només persones.

La comprensió habitual de l'automatització del flux de treball en la gran majoria dels casos és a nivell d'una simple "idea de senyal", quan el programa té l'encarregat d'informar només de l'ocurrència d'esdeveniments.

Finalització interna i externa de documents

Ambdós circuits són importants per a una organització reeixida. La facturació externa té un valor estàtic, mentre que la facturació interna té un valor dinàmic.

Com millor comprengui aquesta circumstància la direcció de l'empresa, més prometedor escollirà el sistema de gestió de documents electrònics. Aquells que volen donar un exemple ideal del moviment de documents empresarials en una organització escriuen el seu propi sistema d'informació.

Els documents poden ser principals isecundària. Aquests últims sempre tenen un historial de moviment dins de l'organització.

A partir de l'anàlisi de l'aplicació dels coneixements sobre el document i el seu ús, es poden avaluar les característiques funcionals de l'empresa, els indicadors socioeconòmics i els paràmetres temporals. Això és important tant per als socis com per als consumidors.

Paper però efectiu o electrònic però comprat

La singularitat és inherent no només a una persona, sinó també a una organització. A més, cada persona aprecia la seva individualitat i s'esforça de totes les maneres possibles per emfatitzar-la amb la roba, el comportament, l'educació, etc..

Una empresa que compra un sistema d'informació ja fet és un exemple perfecte del flux de treball d'una organització que la priva de la seva pròpia cara i obliga els empleats a vestir-se amb "la roba d'una altra persona".

És millor confiar als teus propis empleats que treballin amb suports de paper a la manera antiga que imposar-los una opinió de tercers però moderna sobre els documents i el seu ús. Cada empleat és un element important de la funcionalitat de l'organització, i no un investigador de l'efectivitat de les idees i estructures d' altres persones del flux de treball de tercers.

Prioritats, dinàmica i funcionalitat

El contorn exterior del flux de treball és sempre limitat, sense pretensions i estàticament estable. En general, no se li hauria de donar més importància de la que es mereix. Per exemple, quin sentit té "invertir l'ànima" en les relacions amb l'impost, les autoritats reguladores o els socis. D'alguna manera podeu diversificar el procés d'intercanvi d'informació ambagències de publicitat, però fins i tot això finalment adquireix una forma estàtica i mundana.

La prioritat del nostre propi sistema de tractament de la informació, una part important del qual és sempre la gestió electrònica de documents, està fora de dubte. Però sempre i tothom lamenta el temps i els diners per crear el seu propi sistema.

Una combinació de les clàssiques opcions "one es" o "galaxy" que mai prescindeixen de xel i un parell de programes econòmics o comptables locals de tercers, juntament amb el seu propi lloc web per tenir comentaris i documents (comandes, queixes, ofertes, …) de clients i socis: l'estat de coses habitual, els empleats estan constantment ocupats amb la rutina i no hi ha cap cost.

La dinàmica del procés de producció només es pot assegurar mitjançant la implementació efectiva de la seva pròpia funcionalitat. Només en aquest sentit, la gestió de documents electrònics en una organització és un exemple digne d'imitació, i en el context de la implementació de la pròpia idea de negoci, una excel·lent dinàmica de producció, indicadors econòmics i socials.

Normativa del sistema d'informació de l'organització

Qualsevol organització és un sistema d'informació que sorgeix i existeix en un entorn similar. Els documents entren a l'organització des de l'exterior, a l'interior també cal crear documents, alguns dels quals són regulats i obligatoris.

Un simple organigrama de flux de treball és un exemple del que tothom fa habitualment. Normativa sobreregles de treball, rutina diària, deures dels empleats: la norma habitual, però molt poques persones participen en el desenvolupament de la "Normativa sobre el sistema d'informació de l'organització".

Des d'un punt de vista objectiu, els líders de l'organització es poden guiar per qualsevol cosa, redactar qualsevol normativa i descripcions de feina. Però l'eficàcia i la practicitat d'aquesta creació de regles depèn només de fins a quin punt l'arsenal regulador intern compleix els requisits de la realitat.

Normativa sobre documents i el seu moviment

El sistema de gestió documental d'una empresa forma part integrant de l'àmbit de la informació de l'empresa, per la qual cosa el "Reglament de gestió documental" és un annex al "Reglament del sistema d'informació de l'organització", però molt important i connectant tots els seus elements constitutius en un únic organisme d'informació.

Si la direcció està decidida a crear l'exemple perfecte del flux de treball d'una organització, vol dir que estan realment compromesos en el desenvolupament d'un negoci d'èxit, amb l'objectiu d'obtenir beneficis i millorar el benestar dels empleats.

Una característica de l'estat actual del desenvolupament de programari, especialment a l'avantguarda del processament d'informació distribuïda (exemples de programació a Internet), és que és gairebé impossible crear una aplicació mòbil que s'adapti.

La tasca de la gestió de documents electrònics en una organització és un exemple senzill però demostratiu. Aquí la dinàmica és peculiar:

• documents entrants i sortints;
• algorismes per processar documents empresarials interns i externs.

Escriure codi que pot variar a mesura que canvien les dades i els algorismes és molt difícil. El cost del temps i dels recursos no està disponible per a totes les organitzacions.

Gestió electrònica de documents en dinàmica

L'organització del flux de treball a l'empresa sobre l'exemple de la tasca de la versió electrònica és rellevant, senzilla, indicativa i pràctica. La complexitat prové del procés de disseny de codi que pot canviar dinàmicament. El temps de desenvolupament també és un problema.

utilitza la lògica de processament habitual.

A continuació, el flux de treball a l'organització=un exemple + característiques de la teva pròpia idea de negoci. En una primera aproximació, el resultat no serà pràctic, però tan bon punt es posi en funcionament la primera implementació de les tasques, el cicle de la seva solució esdevindrà irreversible i, amb la deguda atenció, s'aconseguirà el resultat..

La creació d'un sistema d'informació capaç de processar informació canviant dinàmicament és, en primer lloc, la dinàmica del propi procés de creació.

Fins que es creï un mecanisme per canviar adequadament les entrades, les sortides idocuments interns, i el codi no es podrà canviar de manera independent sense la participació d'un programador, no es podrà parlar del fet de crear un sistema electrònic de gestió de documents.

No obstant això, inventar i implementar el vostre propi sistema per donar suport totalment als processos d'informació de l'organització és el mateix que fer que el seu èxit sigui brillant i perfecte.