Tipus i funcions de control de gestió

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

El procés de gestió consta de cinc funcions: planificació, organització, dotació de personal, direcció i control. Per tant, el control forma part del procés de control.

El control és la funció objectiu principal de la gestió en una organització: el procés de comparació del rendiment real amb els estàndards establerts de l'empresa. Cada directiu ha de supervisar i avaluar les activitats dels seus subordinats. El control de gestió ajuda a prendre mesures correctores per part del gerent de manera oportuna per evitar circumstàncies imprevistes o pèrdues econòmiques per a l'empresa..

El procés de control bàsic inclou tres passos:

• Establiment d'estàndards.
• Mesurar el rendiment amb aquests estàndards.
• Correcció de desviacions dels estàndards i dels plans.

Com a part del pla estratègic general de l'organització, els líders estableixen objectius per aunitats en termes específics, precisos i operatius que inclouen la planificació del rendiment amb resultats reals.

Els estàndards amb els quals es compararà el rendiment real es poden derivar de l'experiència, les estadístiques i les anàlisis comparatives anteriors (basades en les millors pràctiques del sector). En la mesura que sigui possible, els estàndards es desenvolupen de manera bilateral en lloc de prendre decisions de la direcció superior de manera unilateral en funció dels objectius de l'organització.

Per què és necessari el control directiu?

Si el personal sempre fes el que és millor per a l'organització, no hi hauria necessitat de control i gestió. Però és evident que de vegades les persones no poden o no volen actuar en el millor interès de l'organització i s'han de posar en marxa un conjunt de controls per prevenir comportaments no desitjats i fomentar l'acció desitjada.

Fins i tot si els empleats estan degudament equipats per fer bé la seva feina, alguns opten per no fer-ho perquè els objectius individuals i els objectius organitzatius poden no ser exactament els mateixos. En altres paraules, no hi ha alineació d'objectius. En aquests casos, s'han de prendre mesures per augmentar la motivació i la productivitat dels empleats.

Una organització eficaç és aquella en què els directius entenen com gestionar i controlar. El propòsit del control com a concepte i procés és ajudar a motivar i guiar els empleats en les seves funcions assignades. ComprensióEls sistemes de control de processos i gestió són essencials per a l'eficàcia a llarg termini d'una organització.

Sense sistemes de control suficients, la confusió i el caos poden aclaparar una organització. Tanmateix, si els sistemes de control sufoquen una organització, pot patir una manca d'innovació empresarial.

Un control inadequat sobre l'aplicació de les decisions de gestió pot provocar, almenys, una disminució de la productivitat o un augment del risc de mals resultats financers. A l'extrem, si no es controla el rendiment, es pot produir un fracàs organitzatiu.

Característiques d'un sistema de gestió eficaç

Un sistema de gestió empresarial eficaç és un conjunt integrat de processos i eines de gestió que ajuden a alinear l'estratègia de l'empresa i els objectius anuals amb les activitats diàries, supervisar el rendiment i iniciar accions correctores.

Un sistema de control de gestió és un procés continu de millora del rendiment mitjançant l'establiment d'objectius individuals i col·lectius que s'alineen amb els objectius estratègics de l'organització, la planificació del rendiment per assolir aquests objectius, la revisió i avaluació del progrés i el desenvolupament dels coneixements, habilitats i habilitats de les persones.. El sistema de control s'ha de centrar en els resultats.

Un sistema de gestió eficaç té les característiques següents:

1. Ajuda a assolir els objectius de l'organització.
2. Facilita l'ús òptim dels recursos.
3. Millora en generalrendiment de l'organització.
4. Motiva i augmenta la moral dels empleats.
5. El control també estableix disciplina i ordre.
6. Mètriques de rendiment clarament definides i comprensibles.
7. Garanteix la planificació futura mitjançant la revisió dels estàndards.
8. Els objectius estratègics s'apliquen a tots els nivells de l'organització.
9. El control eficaç minimitza els errors.
10. Enfortir la gestió i la implicació dels empleats.
11. Aconseguiu els objectius prioritaris més ràpidament.

El procés de control de gestió regula l'activitat de les empreses de manera que el rendiment real es correspon amb el pla establert prèviament. Un sistema de control eficaç permet als gestors evitar circumstàncies que generen pèrdues per a l'empresa.

18 funcions de control directiu

El control de gestió és qualsevol procés, eina o sistema que es configura per permetre a la direcció regular les activitats d'una empresa d'acord amb els seus objectius.

El control es porta a terme als nivells de gestió inferior, mitjà i superior. A cada nivell, el control serà diferent: l' alta direcció estarà implicada en el control estratègic, la direcció mitjana en el control tàctic i el nivell inferior en el control operacional.

Les següents són les funcions de control de decisions de gestió:

1. Estratègia de planificació. El procés d'establir un pla d'acció per assolir els objectius.
2. Controlrequisits. Documentació formal dels plans com a requisits i gestió dels canvis en aquests plans segons sigui necessari.
3. Control financer. Seguiment i comptabilitat del pressupost de l'empresa.
4. Gestió del rendiment. El procés d'acordar un conjunt d'objectius amb els empleats i avaluar el seu rendiment en funció d'aquests objectius.
5. Control del treball. Superviseu els empleats per millorar la productivitat, l'eficiència i la qualitat del treball.
6. Gestió de programes i projectes. S'està implementant el canvi.
7. Control de riscos. Un procés repetit per identificar, analitzar i eliminar el risc.
8. Control de seguretat. Identificació i eliminació d'amenaces a la seguretat i implementació de maneres de reduir diversos riscos.
9. Control de compliment. Implementació de processos, procediments, sistemes, auditories, mesuraments i informes d'acord amb les lleis, reglaments, estàndards i polítiques internes de l'organització.
10. Mètriques i informes. Càlcul i comunicació de mesures significatives del rendiment de l'organització.
11. Evaluació comparativa. Procés iteratiu de comparació dels resultats amb el sector de l'empresa, els competidors o les millors pràctiques actuals.
12. Millora contínua. El procés de mesurar el rendiment, millorar-lo i tornar-lo a mesurar.
13. Control de qualitat. Assegurar que els productes de sortida compleixen les especificacions. Per exemple, implementar un procés de prova de producte en una línia de producció.
14. Garantia de qualitat. L'assegurament de la qualitat és el procés per prevenir futurs errors de qualitat. Per exemple, la pràctica d'investigar les causes arrels de tots els errorsper buscar millores de producció.
15. Automatització. Augmenta la productivitat, l'eficiència i la qualitat mitjançant l'automatització.
16. Gestió de dades. La pràctica de recopilar informació que pot ser útil en el futur, així com l'anàlisi de dades.
17. Gestió d'estocs. Gestió d'inventaris i comptabilitat per evitar escassetats o excedents.
18. Gestió d'actius. Control d'actius com ara instal·lacions de fabricació, infraestructures, maquinària, programari i propietat intel·lectual.

Tipus de control i les seves característiques

Les organitzacions necessiten controls per determinar si els seus plans s'han assolit i prendre mesures correctores si cal. Els principals objectius del control de les decisions de gestió:

1. Adaptar-se al canvi. El sistema de control pot predir, supervisar i respondre a les condicions ambientals canviants.
2. Minimització d'errors. El control productiu de gestió i la comptabilitat limitaran el nombre d'errors que es produeixin en les activitats de l'empresa.
3. Minimització de costos i maximització de beneficis. Si l'organització del control de gestió s'implementa de manera efectiva, pot reduir costos i augmentar la productivitat.

Les empreses instal·len sistemes de control en diferents àrees i en diferents nivells de gestió. La responsabilitat de controlar les decisions de gestió és àmplia. Hi ha diferents classificacions i característiques d'aquesta funció de control. Un dels aspectes més habituals és aquest:

1. El control directe, també conegut com a control anticipat, se centra en els recursos que una organització extreu del seu entorn. Controla la qualitat i la quantitat d'aquests recursos abans que arribin a l'organització.
2. El seguiment se centra a mantenir els estàndards de qualitat i quantitat del producte o servei en el procés de transformació.
3. El control final, també conegut com a control de retroalimentació, se centra en els resultats de l'organització un cop finalitzat el procés de transformació. Encara que el control final pot no ser tan efectiu com el preliminar o actual, pot proporcionar a la direcció informació per a una planificació futura.

Segons una altra classificació, el control es divideix en dues grans categories: control normatiu i control normatiu, i dins d'aquestes categories n'hi ha de diversos tipus. Els tipus de control de gestió es mostren a la taula següent.

Control regulador	Control regulador
Burocràtic Financer Qualitat	Ordre Organització

Les seccions següents descriuen cada tipus i subtipus de control en les activitats de gestió.

Control regulador

El control normatiu sorgeix dels procediments operatius estàndard, fet que fa crítiques a aquest tipus d'implementació del control de gestió com a obsolet i contraproduent. Implica un control total i total sobretotes les àrees de l'organització.

A mesura que les empreses s'han tornat més àgils en els darrers anys, gràcies a l'aplanament de les jerarquies organitzatives i l'ampliació dels límits, els crítics assenyalen que la supervisió regulatòria pot dificultar l'assoliment de l'objectiu. La clau des del punt de vista del control de l'organització de les decisions de gestió és el compliment del control amb els objectius organitzatius.

Control burocràtic

El control burocràtic prové de línies d'autoritat que depenen de la posició a la jerarquia organitzativa. Com més alt sigui el nivell de subordinació, més dret tindrà la persona a dictar la seva política. Els controls burocràtics han tingut una mala reputació, i amb raó. Les organitzacions que depenen massa de les relacions de cadena de comandament dificulten la flexibilitat en cas de situacions imprevistes. Tanmateix, hi ha maneres en què els directius poden fer que una empresa sigui tan flexible i sensible a les preocupacions dels clients com qualsevol altra forma d'organització de control de gestió.

Com mantenir la cadena de comandament mantenint la flexibilitat i la capacitat de resposta al sistema? Aquesta és precisament la qüestió que ha de resoldre el control burocràtic. Una solució són els procediments operatius estàndard que deleguen la responsabilitat a la jerarquia de l'empresa.

Control financer

Els controls financers regeixen els objectius financers clau dels quals són responsables els gestors. Aquests sistemes de control de gestió són comuns entre les empreses organitzades com a unitats estratègiques de negoci múltiples (SBU). SBUés un producte, servei o línia geogràfica que compta amb gestors que són els únics responsables dels guanys i pèrdues. Són responsables davant l' alta direcció per assolir els objectius financers que contribueixen a la rendibilitat general de l'empresa.

Aquesta categoria de control de decisions de gestió imposa límits a la despesa. Per als directius, un augment de les despeses s'ha de justificar per un augment dels ingressos. Per als caps de departament, mantenir-se en el pressupost sol ser un dels indicadors clau de rendiment.

Per tant, el paper del control financer és millorar la rendibilitat general i mantenir els costos raonables. Per determinar quins costos són necessaris, algunes empreses compararan els resultats d' altres empreses de la mateixa indústria i després realitzaran una anàlisi de control de gestió. Aquesta anàlisi comparativa proporciona dades per determinar si els costos estan en línia amb les mitjanes del sector.

Control de qualitat

El control de qualitat descriu el grau de variació dels processos o productes que es considera acceptable. Per a algunes empreses, l'estàndard és l'absència de defectes, és a dir, l'absència de canvis. En altres casos, s'accepta una desviació estadísticament insignificant.

El control de qualitat afecta el resultat final d'un producte o servei ofert als clients. Quan una empresa manté constantment una qualitat excel·lent, els clients poden confiar en els atributs del producte o servei de l'empresa, però també ho és.crea un dilema interessant. Un control de qualitat excessiu dels productes existents pot reduir la resposta a les necessitats úniques dels clients.

Control regulador

En lloc de confiar en les polítiques i els procediments estàndard de l'organització, com en els tipus de control anteriors, el control regulador regeix el comportament dels empleats i els directius mitjançant patrons de comportament generalment acceptats.

El control normatiu decideix quant és correcte un determinat tipus de comportament i un altre menys. Per exemple, un esmòquing pot ser un vestit acceptable per a una cerimònia de lliurament de premis per als empresaris nord-americans, però completament fora de lloc en una cerimònia de premis per als escocesos, on el kilt formal s'ajusta més als costums locals. Tanmateix, no es va adoptar cap codi de vestimenta escrit.

Així, la diferència entre el sistema regulador i el normatiu de control de les decisions de gestió és una formalitat. El control regulador és un sistema informal de govern, a diferència del control regulador.

Control de comandaments

Aquesta organització de control de les decisions de gestió s'ha convertit en un lloc habitual en moltes empreses. Les normes d'equip són regles informals que fan que els membres de l'equip siguin conscients de les seves responsabilitats envers els seus companys.

Si bé la tasca de l'equip sol estar documentada formalment, les maneres en què els participants en el procés interactuen es desenvolupen al llarg del temps a mesura que l'equip passa per fases de creixement. Fins i tot el lideratge s'acorda informalment: de vegadesel líder designat pot tenir menys influència que el líder informal. Si, per exemple, el líder d'opinió té més experiència que el líder de l'equip formal, és probable que els membres de l'equip recorren al líder d'opinió per obtenir orientació que requereixi habilitats o coneixements específics.

Les normes de l'equip tendeixen a desenvolupar-se gradualment, però un cop constituïdes poden tenir un fort impacte en el comportament de l'empresa.

Control organitzatiu

Les normes basades en la cultura organitzativa també són un tipus de control normatiu. La cultura organitzativa inclou els valors, creences i rituals compartits d'una organització concreta. Per tant, aquest tipus de control rau en la correcta alineació de normes i objectius.

Sistemes de govern formal i informal

Ja s'ha esmentat anteriorment que el control regulador i totes les seves subespècies pertanyen al sistema de control formal, mentre que el control normatiu pertany a l'informal. La taula següent descriu les diferències entre els dos sistemes de control.

Sistema de gestió formal	Sistema de govern informal
L'organització té procediments, normes i directrius clars per explicar els diferents requisits de gestió Motiven la direcció, així com els subordinats, a completar les tasques assignades de manera que assoleixin els objectius operatius en el període de temps òptim S'utilitza per coordinar el comportament de superiors i subordinats	L'organització es caracteritza perprocessos informals i no escrits per a la supervisió de la gestió Pretenen proporcionar una major motivació entre els empleats i garantir la correcta implementació dels objectius i estratègies de l'organització Els sistemes de governança informals també augmenten l'alineació dels objectius
Un exemple de sistema formal serien les regles i directrius utilitzades per Recursos Humans per a funcions com ara la contractació i el desenvolupament del personal.	Un exemple de sistema de control informal és la llei altat a l'organització i el respecte a la cultura organitzativa com a estil de comportament dels empleats.

Les àmplies categories de supervisió reguladora i reglamentària estan presents a gairebé totes les organitzacions, però l'èmfasi relatiu de cada tipus varia. Dins de la categoria normativa es troben els controls burocràtics, financers i de qualitat. La categoria normativa inclou el comandament i les normes organitzatives. Les dues categories de normes poden ser efectives. La tasca de la direcció és alinear el comportament dels empleats amb els objectius de l'organització.

Per tant, es pot aconseguir un control directiu efectiu de diverses maneres diferents. Els sistemes de control estan dissenyats per recollir dades i utilitzar aquesta informació per ajudar una organització a assolir els seus objectius. El sistema se centra en l'eficàcia de diversos elements organitzatius, des del'activitat humana als resultats financers.

Un sistema de seguiment establert pot aportar beneficis reals a una empresa: assenyalar problemes, planificar noves estratègies i garantir una millor coordinació entre els diferents departaments i divisions.