La funció principal del control en la gestió

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Cada líder realitza les funcions bàsiques de la gestió: planificació, organització, motivació, control. Els quatre elements de la funció de control: definir indicadors i mètodes per mesurar resultats, mesurar resultats, determinar si els resultats estan en bon camí i accions correctores.

Totes les funcions de gestió: planificació, organització, motivació, control estan estretament interconnectades. Són igualment importants per a una gestió eficaç. No es poden dividir en majors i menors. Al mateix temps, les funcions de gestió: organització, motivació i control es basen en una planificació reflexiva i eficaç.

• La planificació és la funció principal i fonamental. A partir dels objectius estratègics es construeix un pla per assolir-los, que preveu l'assignació de determinats recursos i vinculant aquesta assignació en el temps. La planificació documenta l'assignació de recursos i uneix els esforços dels departaments i dels empleats individuals per aconseguir un objectiu comú. Per a això es porta a termedescomposició d'objectius comuns en objectius personals. És imprescindible preveure la planificació i el control de l'organització. Les funcions de gestió, a més de l'establiment d'objectius, també preveuen la compilació d'una llista de treballs que s'han de realitzar en una seqüència determinada per assolir l'objectiu. Al mateix temps, cada obra està lligada al moment del seu inici i final, als recursos que se li assignen i als treballs posteriors (o anteriors) en el temps.
• L'organització, com a funció de la gestió, consisteix a crear una estructura que permeti que els elements individuals del sistema treballin junts segons unes regles donades i gastin racionalment els recursos assignats per assolir els objectius. L'estructura organitzativa es descriu per una sèrie de normes formalitzades: reglaments, reglaments, instruccions.
• La motivació, com a funció de la direcció, és animar els empleats a tots els nivells a treballar junts de manera eficaç per assolir els seus objectius. Aquesta és la funció de govern més humanista i menys formalitzada.
• Controlar, com a funció, el procés de gestió consisteix en la comptabilitat quantitativa i qualitativa dels resultats del treball, aquest és un procés que assegura que l'organització assoleix els seus objectius

Assignació de control

El control és la funció principal de la gestió. És per a:

• Reduir la incertesa del procés de producció i el procés de gestió.
• Predicció i prevenció d'errors.
• Dóna suport a l'acció correcta.

El control és impensable sense mesura. Per entendre quèel treball va segons el previst, cal comparar els indicadors quantitatius assolits en el moment del control amb alguns de planificats prèviament coneguts.

El control de processos és un sistema que us permet planificar, mesurar, identificar desviacions i corregir qualsevol activitat empresarial, com ara la producció, l'embalatge, el lliurament al consumidor i molt més.

La funció de control en la gestió és una part essencial del procés de gestió.

En absència d'una funció de control, qualsevol control perd el seu significat. No sabràs si es va fer el que estava previst i, en general, si s'està fent alguna cosa.

Sense la funció de control, també és impossible gestionar personal.

El procés de gestió és un procés funcional per al control organitzatiu, ha de sorgir a partir dels objectius i plans estratègics de l'organització

Quatre elements de la funció de control

Hi ha quatre passos principals en la funció de control de gestió:

1. Definir indicadors i com mesurar els resultats.
2. Mesura els resultats.
3. Determineu si els resultats són els previstos.
4. Aplica una acció correctiva.

"Control" significa una llista conservada per duplicat (en francès contrôle, de contrerôle -, del llatí contra - contra i rotulus - desplaçament).

Estableix objectius i mètodes per mesurar els resultats

És necessari formar un conjunt d'indicadors que siguin importants per al procés controlat i determinar els valors previstos per a cadascun en moments determinats. Quan en aquest moment l'actualCom a resultat, els gestors reben senyals sobre com van les coses i, per tant, no han de comprovar cada pas de la implementació dels plans.

Els indicadors han d'estar clarament articulats, mesurables i materials per controlar. En una planta de fabricació, les mètriques poden incloure vendes i producció, eficiència laboral, rendiment de seguretat i molt més.

En la prestació de serveis, en canvi, les mètriques haurien d'incloure, per exemple, el nombre de clients que han d'esperar a la cua al banc o el nombre de nous clients que s'han incorporat com a resultat d'una campanya publicitària actualitzada..

Els punts de mesura de la línia de temps tampoc s'han de triar aleatòriament, sinó que s'han d'associar amb períodes de temps o inici/final d'etapes importants del procés d'importància crítica, des del punt de vista d'un procés controlat. Podria ser

• Inici o final del període de planificació: torn, dia, setmana o mes.
• Inici o final d'una etapa important: finalització de la preproducció, inici del muntatge final del producte, enviament del producte al client.
• Un nou llançament de producte o assoliment dels volums de servei previst.

Les funcions de planificació i control en la gestió estan molt estretament interconnectades i no tenen sentit les unes sense les altres. Cap pla controlat es converteix en un paper buit. Les funcions de gestió de motivació i control també estan relacionades.

Resultats de mesura

Mesurar els resultats als punts de control i comparar-los amb els previstosEls indicadors s'han de dur a terme de manera proactiva perquè les desviacions es puguin detectar tan aviat com sigui possible o fins i tot predir abans que es produeixin, evitant o minimitzant les accions correctores.

Si els punts de control es planifiquen correctament i hi ha eines disponibles per determinar exactament què estan fent els subordinats, avaluar el rendiment actual i esperat serà precisa i fàcil.

No obstant això, hi ha moltes activitats en què és difícil determinar els punts de control exactes, també hi ha moltes activitats que són difícils de mesurar.

És bastant senzill, per exemple, establir un temps estàndard per a la producció de productes en massa i és igual de fàcil mesurar els valors reals d'aquests indicadors

La situació és més complicada amb tipus de treball allunyats de la tecnologia. Per exemple, no és fàcil controlar la feina d'un responsable de relacions laborals, perquè no és fàcil elaborar un quadre de comandament clar.

El cap d'aquest tipus de directius es basa sovint en indicadors tan vagues com les relacions sindicals, l'entusiasme i la llei altat dels subordinats, la rotació dels treballadors i/o els conflictes laborals. En aquests casos, els resultats de mesurar el subordinat per part del gerent també són vagues.

Compliment dels resultats amb el pla

Aquest és un pas senzill però molt important en el procés de control. Implica comparar els resultats mesurats amb objectius predeterminats. En aquesta etapa, una tècnica de comparació prèviament desenvolupada és extremadament important. En aquestEl document ha de definir clarament què es mesura específicament, en quin moment i en quines condicions. Seguiu aquesta tècnica estrictament, en cas contrari, els resultats de la mesura i la comparació amb el pla no seran fiables.

Si el rendiment és el previst, la direcció pot creure que tot està sota control. En aquest cas, no cal interferir amb el funcionament diari de l'organització.

Acció correctora

Aquesta etapa esdevé la més important en el cas que els indicadors no arribin als previstos i l'anàlisi mostra la necessitat d'accions correctores. Aquestes accions correctores poden incloure canvis en un o més aspectes del funcionament diari de l'organització.

Per exemple, un director d'oficina bancària ha de decidir que s'han d'ocupar més caixers a la sala per complir l'espera màxima de cinc minuts establerta anteriorment.

O el responsable de la botiga decideix enviar hores extraordinàries als operaris de la màquina per complir els terminis de lliurament dels productes.

La supervisió també ajuda a identificar objectius establerts incorrectament, en aquest cas l'acció correctiva serà corregir-los i no lluitar per canviar els valors mesurats actuals.

Oportunitat de l'acció correctiva

Sempre has de desenvolupar una manera constructiva d'apropar els indicadors als valors previstos, en cas contrari t'hauràs d'adonar tardàment que el fracàs ja s'ha produït. Com més aviat s'identifiqui un error o una fallada, més probabilitats hi haurà de solucionar-lo o posar-se al dia. I com menys temps, recursos materials i laborals es gastaran en la seva correcció.

Les desviacions descobertes en una data posterior poden ser completament impossibles de corregir. En aquest cas, l'organització incorre en pèrdues financeres i reputacionals importants, fins a la finalització de les seves operacions.

Les males notícies d'avui són millors que les mateixes notícies de demà.

D. S. Chadwick

Relació de les funcions de control

Funcions de gestió: la motivació i el control estan estretament relacionats entre si. Per crear un sistema de motivació eficaç per a un subordinat, un gestor necessita accedir a resultats de control precisos i oportuns.

El control es pot dur a terme per al compliment:

• indicadors planificats;
• estàndards de qualitat;
• polítiques corporatives;
• requisits de seguretat i protecció laboral;
• requisits per controlar les organitzacions públiques o estatals.

El control també pot ser periòdic i puntual, programat i d'emergència, privat i com a part d'una auditoria general de l'organització.

Conclusió

La funció principal del control en la gestió és garantir la implementació del pla i així aconseguir els objectius de l'organització. Característiques addicionals: suport per a l'organització i la motivació i la interacció amb ells. La funció de control en la gestió és la més important. El punt de control no ho ésper tal d'atrapar la unitat o els empleats en l'incompliment del pla i sancionar-los. La qüestió és detectar les desviacions del pla de manera oportuna. Aleshores hi ha l'oportunitat de tenir temps per prendre accions correctores. L'organització atenta dels processos de control és la clau per a l'execució precisa i oportuna dels plans i l'assoliment dels objectius.