Persona responsable. Subtileses de l'informe i càlculs

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

La impressora es va quedar sense tinta de nou, l'últim rotlle de paper de fax es va quedar a la zona de recepció, una bombeta es va cremar al passadís? No és un problema: un proveïdor prudent (o només un membre del personal) té l'estoc adequat i solucionarà aquests problemes a temps!

Aquesta persona responsable és nomenada per ordre del director. Després d'haver recollit les sol·licituds per a tots els departaments i seccions, omple una sol·licitud de pagament anticipat per a la compra de béns i materials. Llavors corre a les botigues, als magatzems i, si cal, l'envien a una altra ciutat. Havent adquirit el material necessari, dins dels tres dies posteriors al viatge de negocis o al termini especificat a la sol·licitud, presenta l'informe AO-1 amb documentació acreditativa al departament de comptabilitat. A la portada, omple el nom de l'organització, divisió, nom complet, número de personal, càrrec, finalitat de l'avanç. A la part posterior de la taula (columnes 1-6), la persona responsable introdueix els detalls dels documents de despesa amb l'import i, resumint la línia inferior, posa la seva signatura amb una transcripció. A canvi, el comptable li emet un comprovant que l'informe ha estat acceptat i verificat. Per la seva banda, el comptable, després d'haver assignat un número de sèrie a l'informe, compara les dades amb els documents originals arxivats.i ompliu els quadres 7-9. A continuació, al primer full, anota els saldos de l'informe anterior, l'import rebut, les despeses i mostra el resultat per a la seva aprovació.

S'ha de tenir en compte que qualsevol error a l'AO-1 o incoherència amb el procediment per processar transaccions en efectiu es revelarà necessàriament mitjançant una auditoria de liquidacions amb persones responsables.

L'auditor escrupolós analitzarà els saldos mensuals (compte 71) traslladats al període següent (de sobte, el comptable va subestimar el saldo en algun lloc, i això s'anomena cancel·lació no raonable). Després compararà l'emissió i la devolució del subinforme amb la caixa registradora, fixant-se en si el responsable ha rebut un pagament anticipat sense informar de l'anterior. Una comprovació profunda també afectarà els documents adjunts. Cadascun d'ells ha de contenir els detalls necessaris. És possible pagar per feina o serveis, rebre béns i materials d'una organització de tercers només sobre la base d'una factura, factura, taló d'una comanda de rebut, efectiu i rebut de venda. Comprovant la mateixa operació, però amb un particular, l'auditor sol·licitarà un acte de compra en virtut del contracte de venda i una comanda de despeses.

L'inspector prestarà especial atenció a la necessitat de viatges de negocis per als empleats, la coincidència d'objectius amb les ordres adjuntes, la disponibilitat de documents acreditatius, la correspondència del període de viatge de negocis des del certificat fins al nombre de dies. per al pagament, les dates en els rebuts de l'hotel i els bitllets de viatge dels quals informa la persona responsable. Els càlculs de normes d'apartaments i dietes estaran subjectes a control obligatori. L'última etapa de la comprovació de les despeses de viatge és l'agrupacióllista de totes les infraccions.

L'etapa de l'auditoria que consumeix més temps és la conciliació dels informes previs amb la revista núm. 7, que presenta tota la comptabilitat de les liquidacions amb persones responsables. D'acord amb aquest registre, l'auditor verificarà acuradament la correcta introducció de les dades de cada informe. La facturació total del préstec ha de coincidir amb les dades de dèbit dels comptes 50, 51, 55, amb els imports de crèdit dels comptes 60, 26, 10, etc.