Tasques i funcions del departament financer de l'empresa

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

La gestió d'una empresa és difícil i un líder no ho pot fer. Per aquest motiu s'estan creant nombrosos departaments, un dels més importants és el financer. Podem dir que és el cor de tota l'organització. Considerem els objectius i les funcions del departament financer amb més detall.

Què fa?

Cada departament té unes responsabilitats específiques, pel que fa al departament de finances, són les següents:

1. Control financer. Aquesta és la característica més important. Els empleats controlen l'execució dels plans, així com la seva formació. El departament financer no només s'ha d'encarregar de l'anàlisi i la comptabilitat, sinó que també s'ha de controlar l'execució dels processos empresarials de l'organització.
2. Gestió de diners. La segona funció del departament és gestionar les finances de l'empresa. A més, això inclou el seguiment de l'estat de les liquidacions mútues i la creació d'un calendari de pagaments. No s'han de subestimar aquestes responsabilitats, perquè són el pilar del departament financer.
3. Impost i comptabilitat i la seva organització. No cal explicar res, i ja estàentendre.

És important tenir en compte que algunes funcions poden ser similars a les d'un cap comptable, però això no és del tot cert. Heu de distingir-los clarament.

Diferències

El cap de comptabilitat s'encarrega del manteniment de la comptabilitat fiscal i regulada, que compleix plenament amb els requisits de la llei. Està obligat a generar oportunament informes fiscals i comptables, reflectir els fets de les activitats econòmiques de l'organització en els registres comptables.

Les funcions del departament financer i econòmic, o millor dit el seu cap, són que planifica les activitats de l'empresa, els resultats financers. A més, el cap ha de procurar que les seves accions no contradiguin la legislació del nostre país, que està en constant canvi. La responsabilitat directa del director financer de l'organització és la planificació fiscal.

Com interactuen el cap comptable i el director financer, perquè les seves funcions són similars? Aquesta pregunta seriosa no es pot respondre tan ràpidament. El comptable, d'acord amb la llei "Sobre Comptabilitat", ha d'obeir al director general de l'empresa, però també està inclòs en l'àrea de responsabilitat del director financer, el que significa que ha de seguir les seves ordres. Els fidels obeiran a tots dos.

Per cert, la majoria de les vegades les funcions del departament no limiten les tasques a què s'enfronta el director de servei.

Concepte

Ja hem constatat que les funcions del departament financer i econòmic són molt àmplies, però encara no hem definit aquest apartat. De fet, tot és senzill. FEO és una formació estructural quees dedica a l'execució de funcions directives a l'organització.

El nombre d'empleats de tota l'empresa i concretament del departament financer es veu afectat per la naturalesa de les activitats desenvolupades, així com per la forma jurídica.

La facturació financera, el nombre de documents de pagament per a liquidacions amb socis depenen del volum de producció i la naturalesa de les activitats de l'organització. Això inclou proveïdors, clients, prestadors, bancs privats i el propi pressupost. El nombre i la composició dels empleats de FEO depèn de la gran escala de les transaccions en efectiu.

En els paràgrafs anteriors, ja hem comentat que el departament de control financer planifica el pressupost. A més, realitza activitats analítiques i operatives.

Sobre les finances

Què s'ha d'entendre com el pressupost del departament estudiat? Els experts assenyalen que en aquest cas estem parlant de:

1. Sobre l'anàlisi de les necessitats de facturació de la pròpia empresa.
2. Sobre la planificació de préstecs i finances. S'han de tenir en compte totes les despeses necessàries.
3. Sobre la identificació d'oportunitats per finançar el treball de l'organització.
4. Sobre la participació en l'elaboració d'un pla de negoci.
5. Sobre el desenvolupament de projectes d'inversió de capital, tenint en compte totes les característiques.
6. Sobre el disseny de plans d'efectiu.
7. Sobre la participació en la planificació i implementació dels productes de l'organització.
8. Sobre l'anàlisi de rendibilitat i els costos relacionats.

Per tant, el pressupost és tot el flux de caixa produït pel departament.

Treball operatiu

Departament de control financerestà treballant en aquesta direcció. Un servei s'ocupa principalment de realitzar diverses tasques. Entre ells:

1. Assegureu-vos la reposició del pressupost mitjançant pagaments a l'hora establerta. Això també inclou el control sobre el pagament dels pagaments dels préstecs, tant a llarg termini com a curt termini, l'emissió de sous als empleats a temps, totes les transaccions en efectiu.
2. Pagar als proveïdors per feina o béns.
3. Cobertura dels costos inclosos als plans.
4. Tramitació de préstecs en virtut d'acords.
5. Control diari sobre la venda de productes, els beneficis que se'n deriven i altres fonts d'ingressos per a l'organització.
6. Control de la implementació dels requisits del pla de materials i de tota la situació material de l'organització.

Però les funcions del departament financer i econòmic no acaben aquí.

Treball de control i anàlisi

Ja s'ha dit anteriorment que la FEO controla constantment els rebuts en efectiu. Aquest deure es considera una de les principals funcions del departament financer i econòmic. Però no és l'únic, és igualment important calcular la viabilitat d'utilitzar el pressupost de l'empresa i els fons prestats. Aquests últims inclouen préstecs bancaris.

Abans, totes les tasques de FEO eren realitzades per comptables. Però amb el temps, cadascú es va fer responsable dels seus projectes. Això va passar perquè el departament objecte d'estudi tenia més tasques, la qual cosa significa que era el moment de ramificar-se en un servei independent. Es van fer més tasques després de l'aparició d'organitzacions sense ànim de lucre i diferents formes organitzatives i jurídiquesl'últim. El fet que els objectes de propietat estatal i municipal comencin a passar a mans privades també va deixar empremta, i el creixement de la independència dels subjectes s'ha intensificat.

Si l'empresa és petita, el comptable assumeix les funcions del departament financer de l'organització. Això es deu al fet que hi ha pocs empleats a l'empresa i que la rotació de fons, respectivament, és petita. Però quan es tracta d'una gran organització o d'una societat anònima oberta o tancada, les funcions del departament les realitza el mateix servei. Això es deu a la gran rotació de fons i nombrosos empleats.

Gestió financera

Sovint pots escoltar aquest terme, però no sempre està clar de què tracta. Això s'anomena gestió de tots els beneficis i despeses. És necessari per utilitzar els fons del pressupost de l'empresa i atrets des de fora per augmentar els beneficis de l'organització de la manera més eficient.

Les funcions del departament financer de l'empresa inclouen l'anàlisi d'informes sobre diversos indicadors i, al mateix temps, un sistema de predicció d'ingressos futurs. FM desenvolupa l'estratègia i les tàctiques més rendibles per resoldre problemes de diners. És per això que el servei financer de l'empresa és indispensable.

Les funcions del departament financer d'una empresa són molt diverses, com ja heu vist. Però el servei es va crear principalment per garantir que l'organització prosperés i els seus beneficis creixin.

Què és el treball financer?

Les funcions i tasques de la FEO estan estretament entrellaçades i, per tant, la direcció de l'organització encarrega als empleats del servei:

1. Finançament d'activitats empresarials.
2. Planificació i ús racional dels fons del pressupost de l'empresa i dels diners prestats.
3. Manteniment d'associacions amb entitats econòmiques, financeres i de crèdit.
4. Assegurar els rebuts del pressupost a temps, les deduccions als bancs, el pagament dels empleats i els proveïdors.

Per resumir, resulta que el servei financer es dedica a la circulació de les finances, alhora que planifica estrictament on gastar els fons. També podeu afegir associacions aquí per augmentar els beneficis comercials.

Si no hi ha FEO

Amb les funcions i tasques del departament financer, tot queda més o menys clar, passem a analitzar la situació quan no existeix aquest servei.

En el cas d'una comptabilitat de gestió mal establerta, el director rep les dades de pèrdues i guanys només després del mes de tancament del període de facturació. És a dir, el cap no pot influir en la situació de cap manera, la qual cosa repercuteix negativament en el treball de l'organització. Com ser-ho?

Cal planificar-ho tot correctament, és desitjable que el pla sigui per a cada setmana. En aquest cas, no cal esperar als informes comptables, podeu controlar les despeses de manera independent, evitant despeses innecessàries.

La planificació adequada serà una eina meravellosa per a la prosperitat empresarial.

Estructura del departament

Com qualsevol servei, el departament financer té una estructura pròpia. Depèn de l'escala de l'organització, els volums de producció, les activitats i els objectius de l'empresa.

El departament es divideix en les divisions següents:

1. Comptabilitat. La funció principal és la comptabilitat, el manteniment i la presentació d'informes del balanç. També inclou un informe de despeses i beneficis, elaboració d'informes generals d'acord amb els requisits i la legislació.
2. Departament d'anàlisi. Aquests empleats controlen la salut general de l'empresa i analitzen les dades financeres. Elaboració de la memòria financera anual tant de l'empresa com de la junta d'accionistes. El departament d'anàlisi s'ocupa del disseny del fons d'inversió i del rendiment financer de l'organització.
3. Planificació financera. Les funcions del departament de planificació i finances són dur a terme el desenvolupament de projectes de diferent durada i gestionar el pressupost de l'organització.
4. Planificació fiscal. Els empleats estan obligats a desenvolupar una política fiscal correcta, elaborar informes i declaracions fiscals i presentar documents a determinades autoritats. Els empleats també són responsables de garantir que els impostos es paguin íntegrament a temps. També s'han de conciliar els càlculs del pressupost principal i d' altres fonts financeres.
5. Departament d'operacions. Els empleats del servei interactuen amb deutors i creditors, bancs i altres institucions financeres. Els empleats del departament controlen tots els grups reduïts de treballadors pel que fa a la disciplina fiscal, de pagament i de liquidació.
6. Secció de control de divises i valors. Les funcions del departament de control financer són diferents d'aquesta, i això és natural, perquè cada departament fa la seva feina. Aquí, els empleats formen un paquet de valors, gestionenel seu moviment. Asseguren que totes les transaccions financeres es facin d'acord amb les lleis del nostre país. Resulta que l'empresa es basa en aquest departament.

Quants caps del departament financer, tantes opinions sobre l'estructura del servei. Alguns decideixen seguir l'esquema clàssic, d' altres contracten departaments d'acord amb els objectius de l'empresa.

Personal

Si hem aclarit les funcions del departament financer de l'administració i altres departaments, es procedirà a l'anàlisi dels empleats.

El servei inclou:

1. Controlador.
2. Tresorer.
3. Comptable en cap.
4. Directors d'estimacions financeres.
5. Auditor.
6. Administrador o gestor fiscal.
7. Directors de planificació.
8. Comitè de Finances.

Mirem cada empleat amb més detall.

Qui és un controlador?

Hem cobert les principals funcions del departament financer, passem als empleats. Què fa el controlador? L'empleat està obligat a supervisar dins del departament. També autoritzat per desenvolupar diverses estratègies de comptabilitat de costos per augmentar la rendibilitat de la producció.

L'empleat passa tota la informació rebuda a d alt: al director general, vicepresident de l'empresa i al consell d'administració. També és responsable de desenvolupar estimacions financeres.

Un funcionari està obligat a analitzar la situació financera de l'organització, avaluar l'estat, predir esdeveniments futurs, oferir determinades opcions,que només augmentarà la rendibilitat.

En una corporació, un empleat és nomenat per al càrrec de controlador pel consell d'administració, mentre que els deures es fixen a la carta de l'organització. El nomenament també ha de comptar amb el suport del president de l'empresa juntament amb les comissions financeres.

Què fa el tresorer?

El tresorer supervisa el desenvolupament de les funcions del departament financer de la prestació. També treballa amb efectiu i valors de l'empresa. Totes les operacions monetàries, tant si es tracta d'una transferència, cobrament, inversió, pagament o préstec financer, les realitza el tresorer. Depèn del vicepresident o president de l'empresa. Cal destacar que aquest últim només en casos excepcionals.

L'empleat interactua amb els bancs i controla les operacions de crèdit i efectiu de l'organització. Per predir correctament la situació de les finances, el tresorer treballa conjuntament amb el director d'estimacions financeres. De vegades es connecta un controlador.

Les funcions i tasques del departament de suport financer, a primera vista, semblen semblants a altres departaments, però això només és una il·lusió. El mateix passa amb els deures del tresorer: si aprofundeixes, trobaràs diferències fonamentals en semblança aparent.

El tresorer té l'autoritat per signar tots els xecs de l'organització, siguin grans o petits. Podem dir que gestiona la caixa i els imports. O això ho fan els subordinats amb el seu coneixement.

De vegades el tresorer és també un secretari que signa factures, contractes, hipoteques, certificats i altresdocuments financers.

El tresorer té un paper important en el sistema de gestió de l'organització, però és important recordar que depèn del vicepresident.

Responsabilitats del cap de comptabilitat

Vam dir més amunt que les funcions dels departaments de comptabilitat i finances són similars en molts aspectes. Parlem dels deures que els uneixen. Què fa un cap comptable? Té gairebé les mateixes funcions que el controlador, amb només un petit aclariment: el cap de comptabilitat està subordinat a aquest, la qual cosa significa que les seves funcions són menys extenses.

L'empleat és responsable de planificar, desenvolupar i implementar estratègies per comptabilitzar els costos i despeses de l'empresa. En la seva competència també hi ha mètodes d'auditoria eficaç. Totes les anteriors són més aviat funcions secundaries, mentre que la tasca principal és mantenir els informes financers i la comptabilitat.

L'empleat ha de preparar informes estadístics i financers. Posteriorment són rebuts pel controlador, gerent o tresorer. Però si l'organització és petita, les funcions del departament financer i econòmic de l'empresa, és a dir, el controlador i el comptable en cap, es combinen. Això no afecta la productivitat.

Qui és el director financer?

Les grans empreses tenen aquest empleat. És responsable dels informes del sistema i les estimacions financeres.

El director d'estimacions financeres depèn del controlador, ja que té funcions similars a ell. El gerent està obligat a valorar correctament les perspectives i possibilitats de mà d'obra i de matèries primeres. Mirant aLa informació rebuda, l'empleat formarà projectes basats en estimacions financeres administratives i de producció, que es proporcionen a la direcció de l'empresa.

A més, el director està obligat a formar les versions definitives del pressupost i mostrar-les a tots els responsables i caps de departament.

Una altra tasca del director d'estimació de costos és suggerir millores tant a les estimacions com als plans de producció de manera oportuna.

L'auditor ve a nos altres

Tothom llegeix la comèdia de culte a l'escola, així que hi ha una idea aproximada de qui es parlarà. Observem de seguida que l'auditor no ha d'estar al departament financer de cada empresa. Però si s'ofereix una posició així, cal conèixer les responsabilitats.

La tasca principal d'aquest empleat és comprovar els informes, més precisament, com es conserven. L'auditor no treballa sol, té ajudants, representants de departaments i treballadors d'oficina.

L'inspector pot informar a qualsevol persona: des del controlador a la junta directiva i al president de l'organització.

Si un cap no està satisfet amb la feina feta o no la vol acceptar, l'auditor pot recórrer a un responsable superior.

Molt sovint, aquest empleat en concret treballa amb comptadors que auditen els llibres de l'organització.

De vegades es combinen els càrrecs de l'auditor i el director d'estimacions.

Administrador fiscal

Ja podem veure que de vegades hi ha duplicació de funcions dels departaments financers, però això no éscorrespon a l'administrador tributari. L'empleat depèn del tresorer, però el controlador també pot donar-li tasques. Al cap i a la fi, per resoldre problemes fiscals, cal que interactueu tant amb el departament de comptabilitat general com amb el departament d'auditoria.

L'administrador està obligat a realitzar les operacions d'assegurança. Si l'empresa és gran, cada tipus d'operació té el seu propi administrador. Bé, si l'empresa no pot presumir d'escala, llavors una persona és responsable de tot.

Per cert, a les grans organitzacions, l'administrador depèn directament del comitè financer o del president de l'empresa.

Director de planificació

Ja hem explicat anteriorment quines funcions del departament financer i analític existeixen, però coincideixen amb les funcions del director de planificació?

Per descomptat, perquè aquest és el seu camp directe d'activitat. Fins i tot si el lloc com a tal no està previst a l'empresa, algun altre empleat realitza les funcions.

El càrrec de director es considera prestigiós, perquè interactua directament amb els responsables de l'empresa. Per regla general, el comptador en cap o el director d'estimació de costos pot arribar al càrrec de director de planificació.

Un empleat desenvolupa plans financers, determina àrees objectiu en diverses àrees.

Si es pren la decisió de comprar una nova sucursal o liquidar una empresa, s'ha de tenir en compte l'opinió del director de planificació. Avalua no només la situació econòmica de l'organització, sinó que també calcula l'estat del mercat en el futur i el present.

Les funcions del cap del departament financer i del director són molt semblants, però semblantsl'assumpte no s'acaba. De fet, el director de planificació es dedica a la feina de tots els empleats anteriors, la mateixa regla funciona en sentit contrari. Si la posició no està prevista per l'escala de l'empresa, les funcions es comparteixen entre el controlador, el cap de la FEO i el director d'estimació de costos.

Naturalment, les funcions del cap del departament financer i econòmic seran més àmplies que la resta d'empleats. Després de tot, la direcció és la principal responsable.

Comitè de Finances

Quina comissió hem esmentat al títol? Per a què serveix, de què s'encarrega? Recentment, ha adquirit les funcions d'un departament de control financer, resolent les tasques estratègiques més importants. En altres paraules, cada decisió seriosa de l'empresa és el resultat del treball del comitè financer.

La junta directiva decideix la creació d'aquest organisme. Les reunions s'organitzen només si hi ha motius per discutir a l'ordre del dia. El president pot ser un membre del consell d'administració o el director financer o president de l'organització. Si l'empresa és petita, el comitè inclou tots els funcionaris responsables.

Però aquesta activitat no és la principal. A més de tot l'anterior, la comissió exerceix les funcions del departament de seguretat financera. Al cap i a la fi, és ell qui dóna el consentiment als grans préstecs, havent calculat prèviament tots els riscos.

Si tot està més o menys clar amb les posicions, passem a les activitats del departament.

Com funciona?

Per gestionar l'empresa, el CFO utilitzadiferents mètodes. Pot ser:

1. Impostos.
2. Préstec.
3. Autofinançament.
4. Planificació.
5. Autoassegurança. Això és el que s'anomena formació de reserves.
6. Sistema de pagament sense efectiu.
7. Assegurança.
8. Lísing, confiança, factoring, garantia i altres operacions.

Qualsevol dels mètodes ofereix la possibilitat de transaccions financeres.

El treball del departament es dirigeix en tres direccions:

1. Gestió de la facturació financera en aquest moment.
2. Planificació financera. Això inclou les despeses, el capital i els ingressos.
3. Control i anàlisi de totes les transaccions monetàries.

Com es desenvolupa el pressupost?

Per fer-ho bé, has de tenir en compte moltes dades. Entre ells:

1. Previsions i informació sobre la rendibilitat d'un servei, producte o feina.
2. Costos fixos i generals. L'anàlisi s'ha de fer per a cada producte individual, perquè només així es pot conèixer la rendibilitat.
3. Costos de producció variables a cada grup de productes.
4. Previsió de canvis en els actius de l'organització, fonts d'inversió, indicadors de facturació, rendibilitat dels actius de facturació.
5. Solvència fiscal de l'empresa, préstecs, assignació de fons a organitzacions no pressupostàries.
6. Previsió de la rendibilitat del treball de permuta, informes després de l'anàlisi de rendibilitat.
7. La situació general de l'organització. Això inclou el desgast dels equips, la composició d'alguns fons, la seva rendibilitat i el percentatge de renovació.

Per gestionar amb èxit el pressupost d'una empresa, heu de tenir en compte el següent:

1. Ús de mètodes de comptabilitat i informes.
2. Anàlisi del potencial de l'empresa.
3. Desenvolupament d'un sistema de gestió de fons.
4. Comptabilitat de l'estructura de personal.
5. Preparació de fons pressupostaris per utilitzar-los i informar sobre ells.

Primer, es nomena un director de pressupostos, que dóna vida a tot. L'empleat és responsable de coordinar les activitats de subestructures i serveis de l'empresa.

Si una organització té un director de pressupost, és ell qui dirigeix el comitè financer.

Document regulador

Cada àmbit d'activitat té la seva pròpia llei. En el nostre cas, es tracta de la "Normativa sobre el departament financer de l'empresa". Conté tots els punts importants de la gestió del personal i el manteniment de registres. El document està sent desenvolupat pel director financer.

Components del Reglament:

1. Estructura organitzativa i funcional del servei financer. Es presenta com un diagrama de blocs que representa millor l'estructura del departament financer amb tots els departaments.
2. El nombre de personal i estructures del departament financer. Expressat en una taula que enumera tots els departaments, el nombre d'empleats, funcionaris.
3. Tasques i objectius principals. Els objectius de l'empresa i les tasques de cada departament depenen de l'estratègia de desenvolupament de l'organització.
4. Matriu de funcions. Taula que conté noms de funcions verticalment. En l'horitzontal s'escriuen els noms dels empleats de les unitats organitzatives i dels directius responsables de l'acompliment d'una funció determinada. Mitjançant l'ús detaules, podeu seguir fàcilment la càrrega de treball de cada departament i redistribuir-la.
5. L'ordre d'interacció entre els empleats del departament financer. Normalment estableixen un ordre intern entre els empleats d'un departament i entre diverses divisions del servei financer. Per separat, s'estableix un procediment extern que regula la interacció amb organitzacions i clients públics o privats. La base és la característica estructural de l'empresa, les tasques i els objectius dels departaments, així com les tradicions de l'empresa.
6. Resolució de disputes i conflictes. Si sorgeix un conflicte, s'ha de presentar un recurs. Amb aquesta finalitat, s'ha desenvolupat una cadena pròpia "director general - director de finances - cap de departament - empleat". El mateix règim s'aplica en el cas de preguntes dels treballadors ordinaris. Per cert, les preguntes poden estar relacionades amb tasques, decisions, incentius, compensacions, així com diverses propostes que augmentaran la rendibilitat de l'empresa.
7. Establiment d'indicadors per avaluar el treball del servei financer. Aquest paràgraf indica els indicadors, el compliment dels quals indica l'èxit del treball del departament. És important que els indicadors siguin específics i mesurables. Si la redacció és vaga, no poden servir com una mena de mesura.
8. Disposicions finals. Aquests són els principals requisits per a l'elaboració d'aquest Reglament, els terminis d'acceptació per part dels empleats del departament i les normes d'emmagatzematge. El consentiment amb el Reglament l'han de donar el director general de l'organització i els empleats del departament de personal.

Com podeu veure, el treball de l'empresa va acompanyat dedificultats que cal superar. Però per a una persona que coneix les funcions del departament financer d'una empresa, cap obstacle és terrible.