Mostra de regulació d'interacció entre departaments, exemples

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Cada empresa té documents locals que regulen les seves activitats. Un dels més significatius és la regulació de la interacció entre departaments (a continuació es descriu un document de mostra). Per al responsable de l'organització, és una eina de gestió eficaç. Considerem en detall una mostra de regulació d'interacció entre departaments.

Requisits

Quina hauria de ser la normativa? La interacció entre els departaments de comptabilitat i servei econòmic, els oficials de personal i la unitat de liquidació i planificació, altres unitats estructurals de l'empresa és inevitable en el procés d'activitat. Al mateix temps, el contacte dels empleats ha de garantir l'execució de les tasques establertes en el menor temps possible. En primer lloc, hauria d'estar disponible per als intèrprets una mostra de la regulació de la interacció entre departaments. Si la persona responsable del seu desenvolupament anota totes les disposicions, però els subordinats no poden entendre res, no hi haurà cap significat en el document. En aquest sentit, formant un reglament de mostrainteraccions entre departaments, s'han de tenir en compte tres principis clau:

1. El document es compila a partir del model de procés de negoci. La qualitat de la normativa dependrà directament de l'exhaustivitat de l'esquema.
2. L'estructura del document ve determinada pel model de procés. Tots els punts de l'esquema han d'estar presents a la normativa.
3. La presentació de la informació es fa en una llengua oficial i seca. Es recomana utilitzar frases curtes i senzilles en el text del document. Les disposicions s'han de formular sense ambigüitats. Totes les abreviatures i termes s'han d'escripturar.

Objectius

Una mostra de regulació de la interacció entre departaments ofereix:

1. Establiment i manteniment de l'ordre en l'elaboració de la documentació, contacte efectiu entre unitats estructurals.
2. Prevenció de situacions de conflicte en l'equip. Si es determinen amb antelació esquemes d'interacció laboral, la quota de participació d'un o altre empleat en els processos, no sorgiran disputes.
3. Entrada ràpida a l'equip de nouvinguts. El reglament ajuda a entendre l'estructura de les interaccions, indica quins documents utilitzarà l'empleat, amb quins serveis es posarà en contacte.
4. Control de la disciplina.
5. Transmissió més ràpida de casos a un altre empleat (en sortir o anar de vacances).
6. Prevenció de la pèrdua de recursos econòmics, humans i de temps.

Estructura

Quina és la regulació de la interacció entre?els departaments es poden considerar correctament redactats? Normalment, un document inclou les seccions següents:

1. Disposicions generals.
2. Definicions, termes i abreviatures.
3. Descripcions dels processos.
4. Responsabilitat.
5. Control.

Els actes legislatius, els GOST i altres documents poden servir com a fonts de definicions. Aquests últims, en particular, inclouen Ordres de ministeris, departaments, decrets governamentals. Paral·lelament, s'haurien d'incloure a la normativa d'interacció entre departaments les referències als documents normatius, les disposicions dels quals s'han utilitzat. La mostra per als equipaments sanitaris, en particular, conté indicacions de les Ordres del Ministeri de Sanitat i Desenvolupament Social, el Ministeri de Sanitat de la regió.

Aplicació

Acostuma a contenir un model gràfic del procés empresarial. Es representa com un diagrama format per diversos blocs. La imatge gràfica es pot crear amb productes de programari per a PC. Els esquemes reflecteixen un procediment específic per a l'execució de determinades tasques. La visualització és més convenient que el text. El diagrama mostra clarament l'inici del procés i cada etapa, la relació entre elles i el resultat final. Aquest model és utilitzat sovint pels desenvolupadors de la normativa per a la interacció entre els departaments de l'empresa segons 223-FZ. L'esquema destaca paràmetres clau com les sortides i les entrades, els participants i els clients. Si un principiant es familiaritza amb aquest model, entendrà immediatament els detalls del procés i estarà preparat per implementar una tasca específica.

Instruccions

En la primera fase, cal determinar l'objecte del document i les persones responsables, és a dir, quielabora i quina normativa. La interacció entre els departaments de comptabilitat, en particular, es duu a terme segons un esquema clar, consagrat a la legislació. En aquesta unitat estructural, sempre hi ha la persona més important responsable del compliment dels requisits d'informació. Pot esdevenir el responsable de l'elaboració de la normativa d'interacció entre departaments. Un document de mostra hauria de ser discutit per tots els empleats. Per a això s'organitza una assemblea general. Si el document regula un procés en què els interessos de més de dos departaments xoquen, llavors és important implicar empleats clau en la discussió. La persona responsable del desenvolupament hauria d'explicar als companys la importància d'implementar les normes.

Descripció dels processos

El seu volum dependrà de la complexitat de la interacció. Si el procés és senzill i l'empleat responsable entén bé totes les etapes d'implementació, ell mateix pot elaborar un esquema de treball amb altres unitats estructurals. Després d'això, hauria de discutir el document amb la resta de participants. Si el procés de negoci és complex, llavors cada empleat desenvolupa la seva pròpia part del model. Després d'això, tots els projectes es compilen i es discuteixen. En el curs de la familiarització amb el document bàsic, tots els empleats interessats poden proposar certes correccions i addicions. Després d'això, les regles d'interacció entre els departaments de l'empresa es transfereixen al cap.

Declaració

Es pot fer directament. En aquest cas, el mateix cap signa les regles d'interacció entre ellsdepartaments de l'empresa. Un document de mostra també es pot aprovar indirectament. En aquest cas, el líder emet una ordre. Les dades de registre de l'acte administratiu s'introdueixen al segell d'aprovació.

Les particularitats del treball de la persona responsable

En algunes organitzacions, la posició de gestor de qualitat s'ofereix a l'estat. A la pràctica, s'han desenvolupat determinades etapes d'elaboració de documents. Han de ser observats pel responsable que redacta les normes d'interacció entre departaments. Exemple de passos bàsics:

1. Definir processos.
2. Elaboració d'un gràfic.
3. Descripció detallada.
4. Composició de text.

Un especialista responsable estudia l'horari dels empleats dels diferents departaments. Això és necessari per elaborar una descripció de situacions estàndard incloses en la normativa d'interacció entre departaments. Exemple: "La benzinera s'inspecciona mitjançant mitjans tècnics com… Es genera un informe en finalitzar la inspecció."

Definició de l'objectiu final

La persona responsable de l'elaboració del reglament ha de tenir una idea de tots els processos, conèixer els deures dels empleats, tenir la qualificació i el nivell de professionalitat adequats. L'objectiu del document ha de ser clar per als empleats. En cas contrari, l'aplicació de la normativa suposarà una càrrega addicional per als empleats.

Optimització i disseny

Estudi exhaustiu dels processos que tenen lloc a l'empresa, permet identificarpunts febles. L'anàlisi de situacions, resultats, operacions permet optimitzar les activitats. Això, al seu torn, ens permet formar diversos escenaris per al desenvolupament posterior. Així, l'empresa pot deixar-ho tot tal com està, crear un nou model de treball o corregir l'antic.

Matisos

És important que cada empleat entengui clarament què ha de fer i com els resultats obtinguts afectaran els seus ingressos. Per això cal debatre el reglament abans de la seva aprovació. El paper clau en l'elaboració del document s'assigna, per descomptat, al cap del grup de treball (projecte). La tasca d'aquest especialista és plantejar preguntes crítiques. Ha de ser capaç de presentar un model de procés clar. Cada participant veu la imatge amb els seus propis ulls. Cal que hi hagi una comprensió comuna. Cada participant ha d'explicar la responsabilitat en l'elaboració del reglament. En la majoria dels casos, els equips es mostren escèptics sobre la implementació d'aquest document. Depenent de la complexitat del procés, la introducció de la normativa triga entre 4 i 12 mesos.

Funcions d'introducció

Per introduir una nova regulació, heu de:

1. Reconeix els documents anteriors com a no vàlids.
2. Introdueix nous actes locals per activar el reglament.
3. Desenvolupar els documents necessaris per aplicar les normes aprovades.
4. Afegiu o implementeu nous mòduls de bases d'informació automatitzades.
5. Feu formularis de documents no estandarditzats.
6. Canviar o complementar la plantillaprogramació.
7. Trobar candidats per a nous llocs, nomenar o transferir treballadors.
8. Ensenya als intèrprets les noves regles.
9. Realitzar contactes amb els empleats.
10. Feu una implementació de prova del reglament.
11. Corregiu el text a partir dels resultats de l'execució experimental.
12. Poseu en acció la versió final del document.
13. Definir procediments per al control de qualitat del reglament.

Un cop determinades les mesures per a la implementació del document, el gerent emet una ordre. Cal destacar que per la durada dels actes, la data d'aprovació i entrada en vigor directa del reglament serà diferent. Considerem més a fons els principals errors que cometen els empleats en compilar un document.

Incoherència amb la pràctica

És important encarregar la creació de la normativa a un empleat que estigui directament relacionat amb les activitats laborals de l'empresa. Suposem que l'organització s'ha fet molt gran. El lideratge es pot permetre el luxe de formar un servei especial, les tasques del qual inclouran resoldre problemes de desenvolupament. En conseqüència, el departament establirà la tasca de descriure tots els processos de l'empresa. Però el propòsit d'aquest esdeveniment no té importància per a ells. Si les regulacions són fetes per persones que no participen en activitats reals, l'empleat que la gestiona no executarà el pla. En conseqüència, el document no té sentit funcionar.

Manca de flexibilitat

Moltes persones responsables s'esforcen per aconseguir el màximdetall. Aquesta situació és provocada pel desconeixement de les diferències entre l'elaboració de la normativa i la descripció dels processos productius reals. Si la tasca és automatitzar les operacions, el seu detall està pensat per ajudar els empleats. La necessitat de regulacions sorgeix quan moltes persones estan involucrades en la producció. Sovint es dupliquen les seves accions, però cada persona interpreta aquesta o aquella operació a la seva manera. El reglament té com a objectiu resoldre els conflictes. Cal tenir en compte que els treballadors de l'organització han de tenir una certa llibertat d'actuació, que els permeti prendre una o altra decisió en funció de la situació. Per exemple, es pot respondre immediatament a un client en lloc d'un temps després.

Gran volum i complexitat del text

La normativa que consta de 5-7 pàgines es considera òptima. Al mateix temps, el seu contingut ha de ser ampli, però breu. No es recomana utilitzar frases complexes i amb diverses parts. El text ha de ser entenedor. A més, heu de parar atenció als termes. No hauríeu de substituir els conceptes per sinònims, utilitzeu abreviatures sense descodificar.

Interacció entre la seguretat de la informació i els departaments informàtics

Actualment, en moltes empreses, els contactes d'aquests serveis són molt difícils. Les dificultats s'associen a conflictes interns dels departaments de TI i seguretat de la informació. Hi ha diverses opcions per garantir la seva cooperació efectiva. El primer i més senzill és la presència d'empleats (un o més) especialitzats en seguretat de la informació dins del servei de tecnologia de la informació. Normes d'interacció entre els departaments informàtics iIB en aquest cas reflecteix els enfocaments típics de la cooperació. L'organització del treball es realitza a partir de l'estereotip imperant que la seguretat de la informació forma part de la provisió de tecnologia de la informació. Si no hi ha conflictes entre aquests serveis a l'empresa, el gerent pot pensar en organitzar el servei de seguretat de la informació com una estructura separada del departament de TI. En conseqüència, caldrà destinar més recursos, inclosos els econòmics, per garantir aquestes activitats.

Mostra típica

Les disposicions generals especifiquen:

1. La finalitat del document. Per regla general, hi ha una frase: "El present reglament determina el procediment…".
2. Àmbit. El reglament es pot aplicar als treballadors o a les instal·lacions.
3. Documents normatius d'acord amb els quals s'ha desenvolupat l'acte.
4. Normes per a l'aprovació, l'ajustament i la cancel·lació de la normativa.

A l'apartat "Termes, abreviatures, definicions" es donen els conceptes utilitzats en el document. Totes les abreviatures han d'estar escrites. Els termes s'han de donar per ordre alfabètic. Cada concepte s'indica en una nova línia en unitats. h) La definició del terme es dóna sense la paraula "això", mitjançant un guió. A la secció "Descripció del procés", es fa una descripció pas a pas. S'aconsella introduir subparàgrafs. Cadascun d'ells correspondrà a una etapa concreta. El mateix apartat indica els empleats implicats en la realització de determinades operacions. No només es descriuen les accions, sinó també el seu resultat.

Responsabilitat i control

La normativa ha de contenir una indicació de la possibilitat d'aplicar sancions a les persones que no compleixin el que disposa. La responsabilitat està permesa per la llei. Pot ser penal, administratiu o disciplinari. És obligatori indicar el nom complet i el càrrec de l'empleat que supervisa l'aplicació de la normativa.