Optimització de costos: pla, activitats

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

L'optimització de costos a l'empresa és un pas necessari i important en una situació econòmicament inestable. Considereu-ho en detall.

Preguntes clau

Per fer-ho tot bé i no convertir-se en un "tirà i sàtrapa" als ulls del personal, cal entendre:

• tipus existents i opcions de reducció de costos;
• principis i mètodes de planificació que acompanyen les activitats d'optimització de costos;
• les maneres més efectives de reduir costos des d'un punt de vista pràctic;
• com reduir els costos dels materials;
• essència dels beneficis de la reducció dels costos de transport;
• com triar una estratègia de reducció de costos;
• principis bàsics d'optimització.

Pressupost

Sovint, el pressupost es trasllada a un departament els empleats del qual creuen que no són totalment competents en aquesta matèria. Tanmateix, el pressupost és un pas important. La participació en ell us permet obtenir una gran quantitat d'informació que és important per a tots els departaments.

El pressupost es forma en diverses etapes:

• formació d'un pla de projecte per al pressupost futur;
• consideració de l'esborrany de pressupost;
• aprovació del pressupost;
• execució del pressupost;
• anàlisi d'execució.

L'optimització de la despesa pressupostària és el següent pas després de la pressupostació.

Costos

L'optimització dels costos és impossible sense entendre el contingut del terme "costos".

Són aquells fons que participen en la formació de beneficis durant un període determinat. Una part dels costos s'acumulen en forma de productes acabats, productes semielaborats, actius intangibles o construccions en curs en l'actiu de l'empresa. El diagrama mostra una estructura simplificada que compleix les normes IFRS.

En poques paraules, una despesa és un augment del passiu o una disminució dels actius que es tradueix en una disminució del capital.

Optimització

Es creu que l'optimització de costos comença amb la reducció de costos en el moment actual. Tanmateix, això no és del tot cert.

L'optimització de les despeses pressupostàries d'una empresa no comença en el moment en què comencen a controlar estrictament la despesa dels diners que ja hi ha al compte. Malauradament, en aquest moment no es controla gens la qüestió d'on provenen els diners del compte. Atreure préstecs actius, així com gestionar només les despeses, comporta una escassetat crònica de fons a l'empresa i, després, una possible fallida.

L'eficàcia d'aquest procediment depèn de mantenir un registre tant d'ingressos com de despeses. Aquests elements s'han de planificar i la direcció ha de controlar constantment les xifres per any, trimestre, mes o un altre període financer. Sempre éshi ha la possibilitat que els projectes costosos actualment siguin molt rendibles a llarg termini.

Àrees de treball

Optimitzar els costos no vol dir prendre accions en detriment dels interessos empresarials. La tasca de reduir costos s'ha de resoldre d'una manera òptima, quan es comparen despeses i ingressos entre si.

Podeu resoldre el problema en diverses direccions:

1. Reducció de costos mitjançant recursos interns (reducció directa). Aquestes accions inclouen augmentar la productivitat, reduir els costos de materials, reduir els costos de gestió, així com reduir la plantilla de l'empresa.
2. Disminució dels costos de producció (reducció relativa). Això es pot aconseguir augmentant el volum de producció. En aquest cas, es gastaran molts menys diners en una part.
3. Formació d'una oferta mitjançant investigació de màrqueting. En aquest cas, s'estimula el creixement del volum de compres dels clients i es forma una afluència de nous clients.
4. Formació d'una estricta disciplina financera. En aquesta variant, un cercle limitat de persones pot donar el "vistiplau" per a les despeses.

El programa d'optimització de la despesa pressupostària hauria de cobrir les àrees més reduïdes. Aleshores serà el més efectiu possible.

Camins d'optimització

Un pla d'optimització de costos pot incloure tres direccions en les quals una empresa pot anar.

Destaca la reducció expressa, la reducció de costos empresarials a un ritme ràpid, sistemàticaabreviatures.

Cada mètode s'utilitza en una situació específica. Les mesures adoptades en aquest sentit han d'estar en consonància amb l'estat actual de les coses i també s'han de basar en una planificació a llarg termini.

Reducció exprés

Si escolliu aquest mètode per reduir costos, és urgent deixar de pagar despeses en alguns articles. Per determinar el resultat, heu d'esbrinar les conseqüències probables de cada mètode d'optimització.

Tots els costos es divideixen en:

• Prioritat alta. Aquestes despeses són necessàries perquè l'empresa continuï les seves activitats. Aquests inclouen el pagament de sous als empleats, la compra de matèries primeres per a la producció.
• Prioritat. Aquest és el cost de pagar les comunicacions mòbils, la publicitat. Si deixeu de pagar segons aquest article, la feina de l'empresa fallarà.
• Permès. Aquests inclouen beneficis per als empleats, pagament per tractament sanatori per al personal. Si l'empresa no té fons gratuïts, aquests pagaments es poden suspendre, però és preferible mantenir-los.
• Innecessari. Un exemple d'aquests costos és el pagament d'un vol privat per al responsable de l'empresa. La cancel·lació d'aquestes despeses no afectarà negativament les operacions de l'empresa.

Quan s'escull una reducció de costos exprés, en primer lloc, s'atura els pagaments per un article "innecessari" i els permesos es limiten molt. No és recomanable reduir les dues primeres categories.

Reducció de costos ràpida

L'optimització dels costos a l'empresa a un ritme ràpid és possible gràcies auna sèrie d'esdeveniments. Per reduir costos de la manera més eficaç possible, la direcció ha de determinar primer on estalvia.

1. Estalvia en materials per a la producció i matèries primeres. Les maneres d'optimitzar els costos poden ser diferents. La revisió dels contractes amb els proveïdors per tal d'obtenir béns a un preu favorable és la forma més eficaç de reduir costos. A més, els proveïdors poden oferir ajornaments de pagament, cosa que donarà a l'empresa l'oportunitat de recaptar l'import necessari sense obtenir préstecs addicionals.
2. Anàlisi dels costos de transport i optimització d'aquesta partida de despesa. A més, podeu reduir el cost de l'electricitat, les telecomunicacions. El departament de transport es pot externalitzar, i després contactar amb el centre logístic, que elaborarà un programa per reduir els costos de transport. Per reduir el cost de l'electricitat, controlar-ne el consum, controlar el nivell d'il·luminació a la foscor, instal·lar equips d'estalvi d'energia. La reducció de la llista d'empleats que tenen dret a les comunicacions mòbils corporatives reduirà significativament els costos. Pots negociar amb un operador mòbil o un proveïdor de serveis de telecomunicacions per celebrar un contracte corporatiu amb condicions favorables.
3. Reducció de personal i reducció de nòmines. L'externalització i el treball autònom redueixen de manera efectiva el cost de pagar els sous al personal, i la contractació d'empreses o un departament de contractació intern ajudarà a substituir els empleats ineficients. Per exemple, no és necessari tenir una dona de neteja al personal. personal de manteniment externalitzatestalviarà fins a un 20% dels pagaments atribuïbles a cada empleat.

Una altra opció és optimitzar els costos reduint els salaris, però aportant beneficis socials: ampliar el llistat de condicions de l'assegurança mèdica, oferir als empleats menjar a costa de l'empresa o cafè gratis a la màquina. Els estudis demostren que la inversió en aquest cas serà rendible a llarg termini, ja que augmentarà la fidelització del personal.

Abreviatures sistemàtiques

Com el nom d'aquest mètode d'optimització indica, la seva essència és dur a terme activitats periòdiques destinades a reduir costos.

1. Gestió d'inversions. Les inversions a llarg termini sempre s'han de justificar acuradament. Per tal que una empresa adquireixi equipaments nous i més eficients, el departament interessat ha d'argumentar quin serà el benefici per a l'empresa quan el projecte doni els seus fruits, quan comenci a generar beneficis. La introducció de noves tecnologies competitives ajuda al desenvolupament empresarial. Tanmateix, quan es pren la decisió de comprar alguna cosa, la direcció ha de tenir en compte l'objectiu principal: la reducció de costos.
2. Gestió de compres. Consisteix a buscar periòdicament nous proveïdors que proporcionin productes de qualitat a millors preus.
3. Gestió de processos empresarials. La "gestió sobtada", tan inherent al nostre país, afecta molt els principis de fer negoci. Des del punt de vista dels nous mètodes, a l'hora d'organitzar els processos de negoci, es proposa mirar la producció des del costat del comprador. Realitzar una anàlisi de processos. El gerent de l'empresa s'ha de preguntar: ho pagarà el comprador? El client no voldrà pagar pel moviment de mercaderies, temps d'inactivitat, reequipament de la producció sense canvis que millorin el producte. Per tant, aquestes despeses s'han de reduir tant com sigui possible o eliminar-les completament.

Regles d'optimització

Quan s'elabora un pla d'acció per optimitzar els costos, cal recordar que una solució situacional a un problema no sempre és la millor opció. Reduir costos és una tasca que hauria de convertir-se en un bon hàbit cada dia.

Seguint les regles d'optimització, podeu aconseguir el màxim efecte amb la menor pèrdua.

1. Els costos no sempre s'han de reduir, més sovint s'han de gestionar de manera eficaç. De vegades, per reduir els costos globals, cal augmentar la quantitat de costos en una direcció determinada.
2. Els costos es redueixen al mínim per aconseguir el millor resultat. La regla d'eficiència diu que una unitat de cost ha de proporcionar necessàriament el màxim resultat.
3. Sempre hi ha costos, ja siguin acció o inacció.
4. No hi ha coses petites quan es tracta de gastar. Que els empleats de l'empresa s'enfadin amb l'informe sobre l'ús de la tercera dotzena de bolígrafs en un mes. Però un cop s'acostumen a parar atenció a les petites coses, és possible que vegin com a resultat un augment del sou o millors condicions laborals.
5. Esforçar-se per mantenir els costos tan baixos com sigui possible no sempre és útil. Pot ser òptim reduir lleugerament els costos i mantenir-los en marxa.nivell requerit.
6. L'optimització de la despesa pressupostària és impossible sense inversions financeres.
7. Hi ha un tipus de despesa que permet evitar pèrdues encara més grans. Aquests inclouen l'assegurança, la contractació de guàrdies de seguretat, la instal·lació d'alarmes i la millora de la qualitat del producte.
8. Tots els empleats de l'empresa s'han d'incloure en el procés, però cadascú ha de tenir la seva pròpia tasca important per a ells.
9. La precaució mai és massa. Un pensament o una intuïció que sorgeix com a conseqüència de la lectura de l'informe obliga a una anàlisi més profunda dels indicadors i gairebé sempre comporta una reducció de costos.
10. L'optimització de costos s'ha de fer constantment. Les noves partides de despesa afecten el benefici de l'empresa. Apareixent sobtadament i desapareixent sobtadament desapercebuts, poden causar danys importants al pressupost de l'empresa. El seguiment de les despeses ha de ser una tasca obligatòria que s'informa a la direcció superior de l'empresa.

Optimització d'ingressos i despeses - tràmits que van de la mà. Les despeses incontrolables no aportaran beneficis a l'empresa i el creixement dels beneficis està directament relacionat amb el control de costos.

Confusió de conceptes

El programa d'optimització de costos de Finances sovint conté articles sense cost.

Per crear el programa més eficaç, l'equip directiu ha d'entendre la diferència entre els tipus de costos.

Per exemple, el control de costos basat en P&L no es consideraria control de costos.