Objectius i responsabilitats del departament de compres

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Per què necessitem un departament de compres? A cada organització, aquest departament està representat d'una forma o una altra. I el seu treball afecta directament l'eficiència de tota l'organització en el seu conjunt. Vegem més de prop com afecta el treball del departament als resultats de l'organització.

Objectius del departament

El Departament de Compres és un departament especialitzat en la compra de béns d'un proveïdor en les condicions més favorables per a l'empresa.

La feina del departament té un impacte directe en totes les activitats de l'empresa. Per a l'assortiment, per a les vendes, la plenitud dels magatzems, la disponibilitat dels béns necessaris, l'ús efectiu del capital circulant.

Els objectius de compra es poden classificar en funció dels objectius globals de l'empresa, però la llista general sovint sembla una cosa així:

• determinar la necessitat de l'empresa d'un producte concret;
• compra béns al millor preu possible;
• promociona una gran rotació;
• creeu condicions per rebre la mercaderia a temps;



• avaluarqualitat del producte i compra la màxima qualitat;
• mantenir una relació amb un proveïdor o proveïdors;
• treballar eficaçment amb la resta de l'empresa;
• Fes un seguiment eficaç dels productes comprats;
• controla la facturació per obtenir el màxim benefici per a l'empresa.

Funcions principals

En diferents organitzacions, les funcions del departament de compres poden diferir significativament entre si. No obstant això, hi ha funcions i responsabilitats que caracteritzaran un departament a gairebé totes les empreses:

• Supervisió del mercat de proveïdors;
• control de la disponibilitat de mercaderies en estoc;
• reposició oportuna de l'assortiment;
• cerqueu els millors proveïdors i preus;
• negociacions amb proveïdors;
• control de lliurament i transport de mercaderies;



• recepció de mercaderies;
• control de qualitat dels productes comprats;
• queixes, si cal.

Funcions addicionals del departament de compres, que poden o no estar presents a l'organització, segons les seves especificitats i estructura:

• gestió de l'assortiment;
• recollint informació sobre competidors;
• involucrar proveïdors a l'organització de màrqueting.

Estructura

L'estructura del departament de compres es construeix en funció de:

• mida de l'organització;
• indústries;
• nombre d'unitats d'assortiment en facturació;
• nombre de proveïdors;
• la seva ubicació geogràfica.

Depenent del tipus d'organització, el departament de compres es pot gestionar de manera centralitzada o regional.

Com a regla general, es tracta d'una estructura matricial formada pel cap (cap, director) del departament de compres i gestors (especialistes) de compres.

El nombre mitjà d'articles o categories per gestor és d'uns 7, però pot variar segons el volum de producció o la facturació.

Deures del departament i dels seus empleats

Per al treball efectiu del departament de compres, és necessària una distribució clara de les responsabilitats del departament de compres entre els seus empleats.

La principal responsabilitat del cap de departament és garantir la continuïtat i l'estabilitat del subministrament dels béns necessaris optimitzant el treball del departament i coordinant les activitats dels empleats. Així mateix, el responsable de compres ha de tenir una idea de tots els contractes i categories celebrats per tal d'organitzar i continuar el treball efectiu del departament fins i tot en absència de qualsevol dels empleats.

Els deures dels directors de compres o dels especialistes habituals del departament inclouen organitzar el subministrament de mercaderies, fer el seguiment del transport de mercaderies, controlar el pagament dels lots comprats i planificar les compres.

Un model eficaç serà on cada comprador tingui la seva pròpia àrea de responsabilitat, consistent en una llista d'articles o categories de productes.

Requisits dels empleats

Ateses les responsabilitats dels empleats i les funcions del departament, podeu fer una llista de requisits percandidat ideal per a la posició de comprador.

Els empleats del departament de compres han de tenir, respectivament, les següents habilitats, coneixements i qualitats personals:

• Capacitat d'analitzar la informació. L'elecció del proveïdor s'ha de basar en molts criteris. Aquest és el millor preu, i un avantatge geogràfic, i l'alineació de la logística de l'empresa proveïdora i la vostra organització.
• Coneixement dels principis de preus.
• Coneixement del marc legal de contractació.
• La capacitat d'elaborar i celebrar contractes.
• La capacitat de negociar. De vegades és molt important elaborar condicions individuals amb un proveïdor per a la vostra empresa. La reducció del preu del proveïdor o l'ús dels recursos del proveïdor per a promocions, la formació específica del producte per al seu personal, les quotes del producte i els sistemes de postpagament poden servir com un bon avantatge competitiu entre empreses similars.
• La capacitat de mantenir relacions comercials.
• La capacitat de planificar les vostres activitats.

Motivació dels compradors i del responsable de compres

El sistema de motivació del departament de compres s'ha de construir de manera que l'empleat treballi amb la màxima eficiència. Però, al mateix temps, no s'han de presentar requisits conflictius i requisits que superin les capacitats de l'empleat.

Per implementar un sistema de motivació mensual, necessiteu:

• Creeu un model de KPI per al departament. Es tracta d'indicadors com ara el compliment del pla de compres, la ràtio de rotació, la rendibilitat de les vendes.béns, la presència i l'absència de béns antics.
• Crear un model d'indicadors clau de rendiment per a cada empleat a partir de criteris com el delta de preus de l'organització en comparació amb els competidors, la disponibilitat del producte requerit, la qualitat del producte comprat, el llançament de noves marques, l'individu condicions dels proveïdors i més.
• En funció del model KPI, es calcula la prima. A més, serà efectiu pagar una bonificació que consta de dues parts: una bonificació pel rendiment del departament i una bonificació pel compliment personal dels plans.

Al mateix temps, cada criteri KPI ha de tenir propietats com ara:

• mesurabilitat;
• transparència;
• El criteri de planificació s'ha de crear tenint en compte les tendències del mercat.

És a dir, el comprador pot, si ho desitja, calcular independentment l'import de la seva prima.

La bonificació del cap de departament es pot basar en els indicadors de tot el departament, i també incloure els indicadors de rendiment de cada empleat individualment.

Al mateix temps, la part de bonificació d'un empleat normal del departament de compres hauria de ser al voltant del 50% del sou sencer i la bonificació del cap del departament hauria de ser d'un 30-40%. La resta és salari, perquè no tots els indicadors de rendiment del departament es poden vincular a les activitats d'un empleat concret.

Les vendes cauen sota la responsabilitat del comprador

Als càlculs del KPI del departament de compres, podeu utilitzar un criteri com ara la facturació dels béns comprats: la relació entre vendes i els seus actius.

Sembla que el comprador hauria de fer-hos'ocupa només de la compra de béns, però encara la qualitat dels béns comprats, el seu preu atractiu per al consumidor final o el client de l'empresa afecten significativament la implementació del pla de vendes.

Per tant, la quantitat i la qualitat de la meitat de les vendes depèn de compres ben fetes.

Lloc del departament de compres a l'estructura de l'organització

Les tasques que resol el departament de compres, d'acord amb les tendències de màrqueting modernes, s'han de resoldre en aquest ordre:

• Primer, es crea una estratègia de vendes (producte acabat o béns comprats).
• Llavors, si el departament de compres és a l'empresa, es decideix el tema de l'estratègia de producció.
• I només llavors es desenvolupa una estratègia d'adquisició dels béns, matèries primeres o components necessaris.

El cap de compres sovint depèn directament del director general de l'empresa.

També ha d'haver una comunicació efectiva entre el departament de compres i el departament de màrqueting i vendes. Sense això, molts esforços per crear un departament de compres, millorar-ne l'estructura i la motivació quedaran sense el resultat adequat.

Si s'implementa un sistema de gestió de categories en una explotació o organització, el comprador ha de treballar conjuntament amb el gestor de categories. Al mateix temps, cal delimitar l'àrea de responsabilitat de cada especialista perquè el sistema de motivació sigui transparent i entenedor per a tothom.