El personal administratiu és una baula necessària de la cadena empresarial

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Fins ara, alguns empresaris creuen que el personal administratiu és una pèrdua de diners i una burocràcia innecessària. Tanmateix, aquesta declaració només pot ser justa per a empreses molt petites, on el cap assumeix totes les responsabilitats. De fet, el personal administratiu és una baula important de la cadena empresarial. És ell qui organitza el treball de l'empresa, és responsable de la seva comunicació amb el món exterior, de l'execució oportuna dels contractes, de les comandes, del seguiment de la recepció dels pagaments.

Fins i tot l'absència d'una secretària, un cap d'oficina o un assistent personal durant un dia demostra quant de personal administratiu es necessita per a l'empresa. Els llocs que hem nomenat anteriorment són els principals llocs de treball d'aquest tipus. Tanmateix, no es limiten a aquest tipus d'activitats. Qui pertany al personal administratiu juntament amb el secretari? Empleat, empleat del centre d'atenció telefònica, cap d'oficina, assistent personal, secretari-traductor. És un error creure que qualsevol pot fer una feina així.després de cursos curts. Per organitzar qualitativament les activitats d'una empresa, no només calen qualitats personals, com ara la diplomàcia, l'objectivitat, la puntualitat.

El personal administratiu són persones que tenen accés a informació molt important, de la qual sovint depèn el funcionament de tota l'empresa. Per tant, només cal un treball d'oficina competent, una impressió ràpida, precisió, consciència i habilitats organitzatives. A més, també es requereixen coneixements especials. Idealment, el personal administratiu és empleat amb estudis superiors, no necessàriament especialitzats. El requisit principal serà la capacitat de gestionar informació i documents importants.

Un director d'oficina, a més d'una aparença i unes maneres presentables, també ha de comunicar-se de manera competent amb els visitants de l'empresa, perquè entre ells hi haurà socis i clients potencials. De vegades, aquest especialista també s'encarrega de la promoció de béns o serveis de l'empresa. En tot cas, és ell qui coordina el treball de tots els serveis i la comunicació amb el responsable. També és responsable del compliment del calendari de treball, del calendari de reunions i negociacions. Un assistent personal ajuda el gerent a organitzar viatges de negocis arreu del país ia l'estranger. Els emprenedors intenten escollir per a aquest càrrec una persona amb coneixements d'idiomes estrangers, etiqueta empresarial, competent i puntual. Per regla general, les dones treballen com a secretàries i ajudants, però al contrariSegons la creença popular, no dones joves, sinó educades de més de 25 anys. Però un director d'oficina pot ser un home, tot depèn de la indústria. Un avantatge addicional no només serà l'experiència laboral, sinó també els coneixements professionals en l'àmbit de la gestió documental. Sorprenentment, però amb tota l'abundància d'especialistes competents i educats, joves graduats universitaris, no és una tasca fàcil trobar personal administratiu qualificat. Després de tot, no només són importants els coneixements especialitzats, sinó també les qualitats personals: no conflicte, objectivitat, capacitat d'obeir i liderar, habilitats organitzatives.