Pla de gestió del projecte: descripció, compilació, anàlisi

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Què és un pla de gestió de projectes es pot entendre entenent el terme gestió de projectes. És un art i una ciència alhora, ben establert en una economia de mercat orientada al consumidor. És una elaboració estructurada d'un pla de treball amb la designació d'objectius intermedis per a unes dates determinades. Com a part de la seva execució, es designa un projecte responsable, que realitzarà els treballs, i òrgans reguladors que vetllaran pel compliment de la normativa. La gestió de projectes és sempre eficaç? Qui o què influeix en el resultat final?

Aspecte teòric

El pla de gestió del projecte està sempre associat a implementacions innovadores i consta d'elements d'anàlisi d'un nou producte, mercat, categories de consumidors. La seva finalitat principal és resoldre la tasca planificada en el menor temps possible amb el màxim estalvi de diners.recursos.

Per disseny, cada projecte té un efecte innovador limitat. La innovació es manifesta en un enfocament individual de la creació de béns que difereixen de béns o serveis similars. Aquesta capacitat us permet afinar i modificar sistemàticament les propietats d'un producte o servei.

Aquest paràmetre forma part integral del pla de gestió de la comunicació del projecte, el desenvolupament de nous productes, la reparació de les obres de construcció o la campanya electoral, la formació d'un sistema d'informació a l'empresa.

L'aspecte teòric implica la combinació de coneixements, habilitats, maneres i mitjans per crear un nou producte i servei. Per satisfer les exigències del mercat i les expectatives dels inversors, cal trobar l'equilibri òptim entre costos, terminis, objectius i qualitat del projecte que s'està duent a terme.

El pla del projecte hauria de connectar lògicament totes les àrees de coneixement amb els recursos disponibles i el potencial dels intèrprets.

Tipus de sistemes

Qualsevol tasca, com ara crear un producte nou i després vendre'l, es pot fer amb o sense un pla de gestió de projectes.

La primera opció es basarà en l'ús d'un sistema matricial, que determina el responsable (gestor) del projecte. Reportarà al director, i el seu grup estarà format per empleats de diferents departaments que queden alliberats de les tasques directes durant la durada del projecte. Aquests canvis de personal requereixen cohesió de l'equip i una comprensió clara dels objectius i resultats del projecte.

La segona opció suposa que un dels caps de departament serà nomenat responsable. Totes les tasques del projecte seran realitzades pels empleats d'aquesta unitat. Però, en general, els empleats no tindran una comprensió completa d'aquesta tasca i la percebran com una càrrega addicional. Com a resultat, el temps i els resultats poden ser impredictibles.

Varietats de projectes

Les empreses utilitzen els projectes a la feina com un mètode no tradicional per prendre iniciatives que no es poden utilitzar en les operacions del dia a dia. La seva participació a les empreses augmenta cada any.

Els projectes sempre són diferents, però tenen alguna cosa en comú. Aquestes són les condicions de temps limitat, la recerca d'intèrprets competents i diners addicionals. Es distingeixen les següents indicacions:

1. Disseny arquitectònic. Per tenir èxit en els negocis, és necessària la participació d'enginyers, dissenyadors, consumidors i inversors. Un exemple cridaner és l'inventor i arquitecte dels EUA, B. Fuller, que va aconseguir interessar la gent i desenvolupar un model de banys modulars. Aquestes habitacions són una opció econòmica i encara s'utilitzen avui en dia en la construcció d'edificis residencials.
2. Visió conceptual. La qüestió és crear condicions favorables a la creació de noves idees. Un exemple és un projecte amb companyies telefòniques dels EUA que busquen una manera de protegir les cabines telefòniques dels merodedors. De les moltes opcions, ens vam optar per una construcció d'acer inoxidable. Avui aquest element es pot observar a la porta d'entrada.en molts edificis.
3. Planificació. És molt important construir una seqüència d'execució del projecte. Per exemple, segons aquest criteri, el Parc Nacional de Yellowstone va aconseguir implementar el pla director de l'intercanviador i el seu manteniment.
4. Construcció d'objectes. El treball se centra en el compliment de les normes i normes de construcció, així com en el control sistemàtic de cada etapa. L'absència d'un òrgan de control pot provocar la destrucció de l'objecte amb danys imprevistos.

Abans de decidir un dels enfocaments, cal desenvolupar un pla de gestió de la qualitat del projecte. En la producció d'equips mèdics o medicaments, és millor centrar-se en la qualitat de les etapes de planificació. En el cas que s'hagi de reutilitzar el producte acabat d'una zona a una altra, per exemple, la instal·lació de sistemes d'aire condicionat i calefacció en edificis de diverses plantes, l'atenció se centra en el control.

Factor d'èxit

El pla de gestió del projecte és avui una part integral d'un resultat reeixit. Antigament, la seva creació era característica dels àmbits de producció tradicionals (defensa, energia, construcció). Actualment, aquest enfocament és utilitzat per gairebé cada segona empresa, o millor dit, el 45% de totes les organitzacions. Aquestes inclouen les institucions financeres que proporcionen serveis i béns a l'empresa.

Sovint, una empresa centrada en el producte sent la necessitat de modificar-lo sistemàticament en resposta als nous requeriments dels clients. En aquest cas, la creaciópla de gestió del projecte. Actualment, la majoria de les organitzacions funcionen amb aquest enfocament.

Consells per crear un pla

A la pràctica, moltes empreses en els seus esforços troben dificultats i fan fallida. Per exemple, Lockheed, que va fracassar amb l'avió L-1011, o el projecte Deep Tunnel, tenia com a objectiu augmentar la infraestructura de clavegueram de la ciutat de Chicago. Les empreses han incorregut en grans costos, intentant mantenir el que van aconseguir fer i vendre fins a cert punt: el seu producte.

La raó principal dels fracassos va ser que no es va dur a terme el desenvolupament detallat del pla de gestió del projecte, i la direcció de l'empresa es va centrar completament en el resultat final, i no en les successives etapes d'assoliment de l'objectiu.

Per implementar una empresa d'èxit, cal desenvolupar un concepte amb una seqüència clara d'accions, tot tenint en compte els següents consells:

1. Veure el projecte d'un tercer. Aquesta tècnica us permetrà avaluar objectivament què està passant, revisar les situacions, resoldre els problemes que han sorgit i revisar els costos;
2. Delega la presa de decisions. Aquest enfocament proporcionarà una comprensió dels objectius intermedis del projecte, augmentarà l'eficàcia en diverses vegades;
3. Feu un pla de seguretat. Opcions addicionals per resoldre els problemes que han sorgit ajudaran a estalviar temps i diners. I dividir el concepte en diverses parts l'aproparà a la seva finalització.

Responsable de la gestió

Pla de gestió de la qualitatAleshores, un projecte és efectiu quan el seu líder compleix determinats criteris. Seleccionar una persona capaç de dur a terme les activitats necessàries i portar l'empresa a un nou nivell és una empresa arriscada. Tanmateix, és millor no endarrerir la solució del problema.

Els principals atributs del candidat han de ser la responsabilitat, l'ambició, la capacitat de gestionar persones i un alt nivell de competència. A la pràctica, això no és suficient, perquè també necessita conèixer el contingut de l'obra. En la majoria dels casos, el pla de gestió de l'abast del projecte consta d'etapes:

• desenvolupament de documentació;
• distribució de poders i tasques;
• aprovació del pla de treball;
• creació d'escenaris per a situacions inesperades.

Finalment, és millor donar preferència als sol·licitants motivats i autonominats. Això mostra la característica principal d'un líder: la capacitat de prendre decisions serioses ràpidament.

Riscos del projecte

El pla de gestió de riscos és un sistema estructurat per identificar factors, avaluar-los i donar-hi resposta. Consisteix en normes de previsió disponibles i acceptables pel que fa a les conseqüències d'un escenari.

Hi ha diversos nivells de gestió de riscos als negocis:

• identificar enfocaments i elaborar un pla d'acció;
• cerqueu riscos que poden canviar el resultat del projecte;
• avaluació de riscos qualitativa i quantitativa;
• desenvolupament de mètodes i procediments per reduir possibles amenaces;
• monitoratge de l'execució de tot el cicle del projecte.

Recursos

Podeu influir en l'augment dels resultats finals del concepte, així com reduir el cost i el temps del treball, escollint tecnologies modernes, empleats qualificats i recursos financers per completar la tasca. Les tecnologies utilitzades i el pla de gestió de recursos del projecte es consideren eines clau per a l'èxit de l'empresa.

A més de la clau, hi ha eines addicionals necessàries per gestionar la clau. Per exemple, es poden celebrar contractes que permeten atraure els recursos necessaris en el moment oportú. Els vaixells atribueixen el sistema de gestió de personal i el concepte en si, la formació de la interacció de la informació de tots els participants.

Valoració

L'anàlisi dels plans de gestió de projectes inclou dos elements: una avaluació de l'estructura i un examen del grau d'implementació. Cal fer una anàlisi per entendre completament com és efectiu el concepte en termes de recursos invertits.

El primer element inclou una avaluació per part dels empleats dels indicadors, tasques, resultats finals del treball. Aquí es fan ajustos al futur procés de treball. Tots els processos posteriors estaran relacionats amb l'element d'anàlisi del rendiment, en el qual es registra el treball realitzat i es desenvolupen les previsions.

La majoria de les empreses utilitzen un sistema d'avaluació de criteris de concepte, on avaluen els costos, la durada del treball i la seva qualitat. Si no es compleix algun dels criteris, es forma un pla de gestió del canvi de projecte. En aquest cas, hi ha una revisió dels valors dels indicadors, tasquess'està ajustant.

La fase final de l'anàlisi és la comparació dels resultats aconseguits amb els previstos.

Circumstàncies imprevistes

La serenitat del director davant situacions imprevistes i la seva adequada valoració dels problemes sorgits tenen un paper important en la implementació del pla de gestió del projecte.

La manca d'aquesta qualitat en un líder i la manca de temps per considerar les conseqüències d'algunes decisions són les principals causes dels problemes. Les tasques no resoltes que van aparèixer a l'inici dels treballs poden no ser resoltes, la qual cosa comportarà l'incompliment de terminis o costos econòmics innecessaris. Al mateix temps, la por i la incertesa en les accions de la direcció es poden estendre ràpidament a tot el grup de treball. Això és un comportament psicològic. Per això és molt important que un líder tingui concentració i no perdi la compostura amagant emocions.

Versatilitat del projecte

Qualsevol pla de gestió de projectes requereix que es facin moltes tasques simultàniament. Al mateix temps, cada pregunta s'ha de respondre amb precisió i detall. Qualsevol matís emergent determina el destí del projecte en si. El tema de la prevenció de riscos es resol principalment mitjançant un enfocament competent d'especialistes.

Per implementar un projecte amb èxit, cal observar la velocitat de realització de les tasques, mostrar atenció als detalls, delegar el treball als companys i avaluar-ne la qualitat en totes les etapes del llançament d'un projecte.

Atenció als detalls

Realitzar anàlisis de mercat, anàlisi DAFO, càlcul de fluxos d'efectiu i altres indicadors clau proporcionen un augment de l'eficàcia del projecte. El pla de negoci de gestió del projecte no només defineix el tipus d'empresa que s'està implementant, sinó que també inclou projeccions d'ingressos i despeses. Inclou els articles següents:

• descripció de l'empresa;
• estratègia de màrqueting;
• avaluació dels competidors;
• procediments operatius;
• personal.

Planifica en conjunt

Tots els empleats del projecte actuen com a part d'un únic tot, perquè el resultat final depèn de les seves accions.

Cada participant, dins de la seva àrea de responsabilitat, influeix en l'esperit del grup de treball i en l'eficiència del treball en general. En la gestió, és important no fer campanyes constants per a l'execució de les tasques plantejades per tal d'aconseguir els indicadors de rendiment requerits, sinó assegurar-se que cada participant senti la seva importància en la causa comuna.