Arbre dels objectius de l'organització: formació, esquema

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

Avui hi ha una eina de planificació anomenada arbre d'objectius. En aquest article es comentaran exemples i maneres de crear-lo per a una organització.

Cada activitat comença amb la planificació. Per fer alguna cosa, primer has de tenir un model d'acció determinat.

La planificació competent de les activitats de l'organització és més de la meitat de l'èxit de tot el negoci.

Concepte general del terme

Gairebé tothom pot explicar aquest concepte. L'objectiu és el resultat desitjat que l'organització preveu assolir en el transcurs de les seves activitats. Totes les empreses que volen tenir èxit en els negocis haurien d'esforçar-se per aconseguir-ho. L'objectiu establert no només serveix com a referència per a l'activitat de l'organització, sinó que també s'utilitza per establir els seus estàndards i avaluar el rendiment.

Sovint establir objectius per aconseguir el que es pretén es basa en supòsits sobre un possible desenvolupament futur, de manera que la realitat de la seva implementació i adequació es basen en la precisióhipòtesis.

Els objectius tenen una data límit. Com més gran és, més gran és la incertesa del possible futur. En conseqüència, els objectius amb un període predeterminat més llarg s'estableixen d'una forma més general.

La declaració més general que justifica l'aparició i el funcionament d'una organització s'anomena missió.

Què és l'estratègia

Les empreses d'èxit posen molt èmfasi en l'estratègia. Aquest és un pla director per a la implementació de determinades tasques que determinen la seva importància per a l'organització.

En altres paraules, una estratègia és una cadena d'objectius que condueixen a un determinat resultat planificat dels esdeveniments.

Quina és la missió

Aquest terme s'utilitza en diversos camps: mèdic, religiós i altres. La missió de l'organització és la justificació filosòfica de les activitats de l'empresa, el seu component ideològic, l'ideal al qual l'empresa hauria d'aspirar al llarg de la seva existència.

Els components principals de la missió de l'organització:

• Centrat en el client.
• Veritat. La missió s'ha de declarar honestament, no tenir interpretacions ambigües i també correspondre a l'estat real de les coses.
• Singularitat. La missió hauria de ser quelcom que faci que la vostra empresa sigui única, que la distingeixi de la competència.

Si la missió estableix una pauta general per a totes les activitats de l'organització, aleshores l'objectiu és més universal i específic.

Principis de formulació

Quan formuleu un objectiu, és important observar els principis següents:

• Específic. Cal formular els objectius de la manera més clara i precisa possible perquè tothom entengui el que està en joc.
• Mesurabilitat. És una oportunitat per quantificar si s'ha aconseguit un resultat. això es fa comparant-ho amb l'objectiu anteriorment indicat. Podeu mesurar-ho amb criteris com ara el nombre de ressenyes positives, la proporció, la freqüència del que passa, el temps, les mitjanes, etc.
• Arribable. L'objectiu hauria d'estar en línia amb les capacitats actuals de l'empresa.
• Importància. L'objectiu no ha de contradir la missió, així com altres aspiracions de l'organització.

Principis de gestió d'una organització

La gestió es basa en els principis següents:

• Desenvolupar objectius fins al nivell de cada empleat individual. Al mateix temps, els plans dels empleats i les organitzacions no s'han de contradir mútuament.
• Sincronització i ajust dels objectius dels empleats en les etapes intermèdies d'avaluació.
• Interacció entre el responsable i l'empleat en la formulació d'objectius, la seva coordinació.
• Realitzar avaluacions periòdiques del rendiment i comentaris dels empleats.

Mètodes per establir objectius en una organització

La planificació a qualsevol empresa es pot centralitzar i descentralitzar.

• La planificació descentralitzada és l'establiment d'objectius per part de cada unitat estructural de l'empresa per separat.
• La planificació centralitzada de les activitats en una organització implica l'existència d'una autoritat central ouna empresa matriu que estableix de manera directiva objectius per a les seves empreses subordinades. Tots els recursos destinats a resoldre les tasques establertes també es distribueixen de manera centralitzada.

Tipus d'objectius

Es poden dividir condicionalment en estratègics i tàctics.

• Estratègic: són aquells, l'assoliment dels quals portarà l'organització a un nou nivell financer o estructural. Exemples clàssics d'objectius estratègics són: la innovació i la planificació d'accions, la captació d'una determinada quota de mercat. Tanmateix, cada organització té la seva pròpia estratègia.
• Tàctic: són aquells que reflecteixen determinades etapes per assolir-ne les estratègiques. Són operatius (objectius per a un determinat període de temps, trimestre, any, etc.).

A més, tots els objectius es poden dividir en simples i complexos. Els senzills es realitzen en un sol pas. Les complexes impliquen tot un ventall d'activitats per a la seva implementació. En funció de la complexitat i l'enfocament de les tasques, es crea una jerarquia d'objectius.

També són a curt termini, mitjà i llarg termini. Depèn de la data límit indicada.

• A curt termini: aquests són els objectius que s'assoleixen en un període de fins a un any. Requereixen la màxima especificitat i claredat de redacció.
• A mitjà termini: aquests són els objectius, la implementació dels quals està prevista d'un a cinc anys.
• A llarg termini: la implementació de la qual requereix més de cinc anys.

També poden ser:

• Operacional: realitzat amb regularitat durant molt de tempstemps.
• Disseny: realitzat una vegada.

Per tal de construir correctament l'estructura i la jerarquia dels objectius, en funció de la seva urgència i significació per a l'empresa, sovint s'utilitza el mètode de l'arbre d'objectius. Aquest enfocament és una de les eines més efectives per a la planificació de tasques.

Què és un arbre d'objectius

Aquest terme va aparèixer no fa gaire, així que no tothom està familiaritzat amb la seva essència. L'arbre d'objectius d'una organització és una estructura jeràrquica de tots els objectius de l'organització, que es mostra com a gràfic o taula.

Per implementar els plans estratègics de l'empresa, es poden utilitzar objectius tant operatius com de projecte de diferents nivells.

El mètode de l'arbre d'objectius implica tal divisió de les tasques estratègiques de l'organització en d' altres més senzilles de manera que la tasca inferior, en implementar-se, es converteixi en una eina per a la implementació de la superior. Al mateix temps, cada tasca important es divideix en diverses de més senzilles per tal d'aconseguir la màxima simplificació de l'estructura.

Com construir un arbre d'objectius

Considerem amb més detall l'algoritme per formar l'arbre d'objectius de l'organització.

• Primer, es determina l'objectiu estratègic principal de l'organització. Es formula en una o dues frases i ha d'explicar què ha de passar al final.
• Llavors, l'objectiu es descompon: es divideix en tasques més senzilles, la implementació de les quals conjuntament conduirà a la seva consecució. Aquest procés hauria decomplir els requisits següents:

-divisió ha d'estar completa, no s'ha de perdre cap component;

-divisió ha de ser exclusiva. Cap tasca senzilla pot contenir una altra;

La -divisió ha de tenir una base comuna per a tots els problemes simples.

La divisióha de ser uniforme. Cada nivell ha d'estar compost per tasques de la mateixa escala i importància.

• S'estableixen restriccions aplicables a cada organització específica.
• Anàlisi d'opcions per a cada tasca. Qualsevol d'ells es pot fer de diferents maneres. S'analitzen totes les opcions d'implementació possibles i se seleccionen les més òptimes.
• A continuació, es construeixen les tasques i funcions per als empleats i els departaments.

Diagrama d'arbre d'objectius

Com sabeu, la informació sempre es percep millor visualment. Per tant, l'arbre d'objectius de l'organització es representa en forma de taula o diagrama en capes, on el nivell superior és l'objectiu principal de l'organització.

El següent subnivell seran aquests objectius, la implementació dels quals portarà a l'assoliment del principal.

A continuació es mostren els objectius que portaran a la implementació dels d'un nivell superior. Cadascun d'ells està subjecte a descomposició sempre que tingui sentit lògic. El nombre de nivells de l'arbre d'objectius depèn de la complexitat i la mida de l'organització.

Com més gran sigui l'empresa, més complexa sigui la seva estructura, més nivells de descomposició hi haurà a l'arbre. Així, la jerarquia d'objectius de l'organització està directament relacionada amb la seva estructura ifuncions.

Per a més claredat, el diagrama sencer s'ha de mostrar en un sol full.

En llegir el diagrama, ha de quedar clar com assolir qualsevol dels objectius presentats, tant els principals com els simples.

La claredat d'entendre com assolir els objectius establerts és un criteri per avaluar un arbre pel que fa a la seva idoneïtat per a un treball posterior.

Funcions de l'arbre d'objectius

Un esquema detallat i visualitzat de tots els objectius és necessari no només per a les grans empreses en què hi ha molts departaments, empleats i tasques.

L'arbre d'objectius de l'organització racionalitza qualsevol activitat, serveix de guia en totes les opcions possibles, et fa tenir en compte tots els elements necessaris per fer negocis.

Arbre d'objectius a l'exemple d'un hotel

La missió d'aquesta institució és oferir allotjament de qualitat als hostes de la ciutat en un ambient d'acollida, comoditat i facilitat.

Tots els hotels s'esforcen per maximitzar els beneficis.

L'arbre d'objectius d'un petit hotel es pot construir de la següent manera:

Nivell objectiu	Descripció
Objectiu principal	Aconseguint el màxim benefici possible
Objectius principals	Millora la qualitat del servei				Ampliant la gamma de serveis possibles			Introducció de la publicitat i el màrqueting
Subobjectius del primer nivell	Millora la qualitat del procés de producció		Millora la interacció amb el personal		Serveisconferències i banquets		Previsió de serveis de càtering	Anunciar i atraure nous clients		Augmentar la fidelització dels clients
subobjectius de segon nivell	Comprar equip nou per fer una neteja més eficient	Creació de CRM: sistemes per a la reserva i el servei accelerats	Formació del personal	Nou sistema de motivació del personal	Asignació i renovació de la sala de reunions	Crear una sala de conferències	Cafè o restaurant al lloc	Publicitat a Internet	Distribució d'ofertes comercials per a viatges de negocis d'empleats a organitzacions	Targetes de club per a clients habituals amb bonificacions i descomptes

Al mateix temps, es fa una llista de tasques i recursos per a la seva implementació per a cada objectiu del segon nivell.

Per exemple, per assignar una sala de reunions i reparar-la, es crea la següent llista de tasques:

Condició: ha d'haver una habitació lliure a les instal·lacions de l'hotel o l'oportunitat d'alliberar i convertir una de les habitacions. Al mateix temps, aquesta innovació ha de ser financerament viable. Per tant, les tasques seran:

1. Calculeu el possible benefici de tenir una sala de reunions.
2. Calculeu el cost de les reparacions.
3. Concordeu amb l'equip de reparació i establiu el període de temps necessari.
4. Arranjar negociacions per als clients.

La finalitat d'un restaurant o cafeteria al territori de l'hotel és menys específica, s'hauria de desglossar més enmúltiples nivells. Per què no ho vam fer?

El fet és que obrir una unitat de càtering és una tasca molt difícil. Està relacionat pràcticament amb l'obertura d'un altre negoci. Per tant, primer s'escriuen totes les maneres possibles d'aconseguir aquest objectiu. Normalment té dues alternatives:

• Invitació per cooperar amb un soci restaurador.
• Obertura d'un restaurant pels fundadors de l'hotel.

En funció de la relació de beneficis i riscos, s'escull un camí. A partir d'això, s'està elaborant un nou arbre d'objectius per obrir un restaurant al territori de l'hotel.