Gestió electrònica de documents entre organitzacions: com funciona?

2024 Autora: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 10:21

La gestió de documents electrònics (EDM) és una manera ràpida d'intercanviar informació basada en l'ús de documents electrònics amb signatures virtuals. Fa temps que ha guanyat el reconeixement als països desenvolupats del món com una eina eficaç per als negocis operatius.

Essència

La gestió electrònica de documents entre organitzacions és un conjunt de processos per crear, processar, enviar, transferir, rebre, emmagatzemar, utilitzar i destruir documents. Tots aquests processos es realitzen després de comprovar la integritat i confirmar la recepció dels documents.

Les normes per a la implementació del flux documental entre persones jurídiques es duen a terme per acord de les parts. L'intercanvi d'informació es realitza mitjançant mitjans de telecomunicació, i els documents s'emmagatzemen en mitjans electrònics. El període d'emmagatzematge de la informació comptable no ha de superar l'establert per la llei.

Organitzacionsentre ells poden intercanviar documents formals i informals amb signatures dels participants. En l'àmbit de l'activitat emprenedora poden ser: factures, convenis, factures, contractes, convenis, encàrrecs, notificacions, apoderaments, etc. La informació es pot transmetre en forma de fitxers de text, tabulars i gràfics.

El propòsit de la implementació EDI

Els requisits previs per a la introducció de l'EDI poden ser:

• reducció del treball rutinari;
• reduir la pèrdua de documents;
• treball "transparent" amb documents;
• millorar la disciplina de rendiment: proporcionar documents a temps, etc.

Entre els objectius quantitatius hi ha els següents:

• Redueix el temps de processament de documents en 10 vegades.
• Redueix les despeses d'oficina a la meitat.

Gestió electrònica de documents entre organitzacions: com funciona

D'acord amb la legislació nacional, la gestió de documents electrònics entre organitzacions es realitza per acord de les dues parts. Per intercanviar dades, és necessari que tots els participants estiguin connectats a l'equip d'un operador. A continuació, l'usuari ha d'enviar una sol·licitud per ser afegit a la llista de contraparts. Després de confirmar la sol·licitud, els participants del sistema poden intercanviar dades.

El mòdul EDI haurà de realitzar les funcions següents:

• Convidar les contraparts a intercanviar dades.
• Crea una llibreta d'adreces.
• Integreu amb el programari de comptabilitat,per exemple, 1С.
• Sign i xifra la documentació.
• Estructura la correspondència.
• Fes un seguiment dels estats dels correus electrònics.

La gestió electrònica de documents entre organitzacions es realitza amb l'ajuda de certificats. La connexió al servidor i l'autenticació es realitza mitjançant un certificat digital personal. S'emet un EDS a cada usuari del sistema, emmagatzemat en un suport de testimoni electrònic i protegit per un codi PIN. L'usuari ha d'introduir el seu inici de sessió, contrasenya al compte personal. Només després d'això tindrà accés als seus documents.

Qualsevol empleat de l'organització connectat al sistema pot iniciar el procés d'intercanvi. Abans d'enviar el document a la contrapart, s'haurà de signar amb la signatura digital. Aquesta operació es realitza mitjançant el programa Cryptopro. El document s'envia per EDI. Un empleat de la contrapart rep una notificació sobre la recepció d'un nou document. Si ho accepta, també posa un EDS. Si necessiteu fer canvis al document, es crea una nova versió electrònica. Un cop finalitzada l'edició, haureu de desar tots els canvis mitjançant l'EDS. A continuació, el document amb el canvi s'envia a la contrapart. Si cal, es realitza la coordinació electrònica de la informació.

Si necessiteu fer canvis de nou, es repetirà tot el procediment. Si no hi ha queixes sobre la nova versió, es respectarà el document. Es considera que la mostra final està signada per dues signatures digitals. Totes les versions del document s'emmagatzemen al servidor i estan disponibles per a la seva visualització. Tan bon punt la mostra tingui l'estatus de vàlida, modifiqueu eldocument no funcionarà. Els contractes interromputs se'ls assigna l'estat "Anul·lat". Així és com es duu a terme la gestió de documents electrònics entre organitzacions.

Equip

Què es necessita per a la gestió de documents electrònics entre organitzacions? En primer lloc, heu de seleccionar un operador de telecomunicacions i instal·lar un programari especial per a l'intercanvi d'informació. En segon lloc, amb cada contrapart amb la qual l'organització pretén realitzar correspondència electrònica, cal concloure un "Acord d'intercanvi de documents electrònics".

També és necessari instal·lar un servidor EDI on s'emmagatzemaran tots els documents. Això pot ser tant equip de client com emmagatzematge al "núvol". L'accés a les dades del sistema des de l'exterior es realitza mitjançant una aplicació que s'instal·la als equips dels empleats de l'organització. La interacció dels ordinadors amb el servidor es realitza mitjançant el protocol HTTP amb xifratge addicional SSL 128. L'accés als documents només es realitza a través de la interfície de l'aplicació i després de passar l'autenticació.

Projecte EDF

Un projecte d'automatització de processos pot trigar des d'uns quants mesos fins a uns quants anys. El terme depèn directament del nombre de processos que cal automatitzar, dels recursos i de les capacitats financeres de l'organització. Un esquema breu per a la introducció de l'EDI és el següent:

• Creació d'un grup de treball.
• Formació d'objectius, terminis i pressupost del projecte.
• Investiga els processos existents.
• Desenvolupar tasques.
• TriaSistemes EDI.
• Significació d'un acord sobre la implementació de l'EDS.
• Aprovació del reglament de treball.
• Omplint els directoris del sistema.
• Formació del personal.
• Prova preliminar.
• Emissió d'una comanda sobre la introducció d'EDS.
• Refinar el programari i els procediments operatius.
• Llançament d'un projecte pilot.
• Transició a escala completa a EDI.

Errors en la implementació d'EDI

En el procés d'automatització de documents, s'ha de prestar especial atenció als processos en què la presència de paper sigui obligatòria per llei. No podeu duplicar un document en paper electrònicament. Això alenteix significativament el procés de treball i provoca una actitud negativa cap al procés d'automatització en conjunt. Ningú paga més per fer una feina doble.

En el procés d'implementació, és necessari desenvolupar un nou procediment per treballar amb documents, formar el personal i, només després, participar en la implementació total. Això només es pot aconseguir si es comuniquen als empleats els beneficis de l'ús de les noves tecnologies.

Un altre error popular és un estudi feble dels requisits per a l'EDMS. Si els usuaris han de treballar en un sistema no configurat, el procés EDI és diferent del que s'adopta a l'organització.

Gestió electrònica de documents entre organitzacions: pros i contres

Avantatges:

• Reducció del cost d'enviament de documents originals per correu.
• Estalvi d'espai d'emmagatzematge per a la documentació. S'emmagatzema tot electrònicament.
• Fàcil d'utilitzar. El document s'envia des d'un lloc de treball. Una cerca ràpida d'un document es fa per estat (enviat, rebut, acceptat, etc.).
• Enviament instantani. Tota la informació enviada arriba al destinatari en pocs segons.
• Un document no es pot perdre fins que expiri el seu període de conservació al sistema.

Defectes:

• Per utilitzar l'equip, cal comprar una llicència, que costa molts diners.
• La majoria de vegades, les dades només es poden intercanviar entre membres del mateix sistema.
• La gestió electrònica de documents entre organitzacions en 1C o amb qualsevol altre programari difereix de l'esquema utilitzat anteriorment. Amb la introducció del nou algorisme, tots els empleats tindran preguntes sobre la realització del treball.
• Equipament tècnic. Abans de la introducció de l'EDI, l'organització ha de comprar equips i formar els empleats per gestionar el nou sistema.
• EDI es realitza mitjançant un EDS, la validesa del qual és d'1 any. Cal fer un seguiment i actualitzar els certificats de manera oportuna. També cal controlar el període de validesa dels certificats de contrapart per evitar problemes amb l'impost.

Normació legal

Quina normativa regula la gestió de documents electrònics entre organitzacions? La legislació de la Federació de Rússia inclou la Llei federal núm. 63 "Sobre la signatura electrònica", les regles per presentar documents al Servei Federal d'Impostos estan prescrites per l'ordre del Ministeri de Finances núm. MMV-7-2 / 168. EDOentre organitzacions es realitza sobre la base de l'ordre del Ministeri d'Hisenda núm. 50n. Les regles per a l'intercanvi de documents comptables primaris en forma electrònica es prescriuen a l'ordre del Servei Federal d'Impostos núm. ММВ-7-6/36@. Tots els operadors EDI en el curs de les seves activitats s'han de guiar per l'ordre del Servei Federal d'Impostos núm. ММВ-7-6/253@.

SBIS

La gestió electrònica de documents entre organitzacions SBIS ofereix als clients els avantatges següents:

• Podeu enviar documents a qualsevol organització que estigui registrada al territori de la Federació Russa. Si la contrapart no és membre del sistema SBIS, un empleat de l'empresa simplement es posarà en contacte amb el representant de l'organització i enviarà invitacions per participar en el sistema al seu correu electrònic. Immediatament després de la confirmació de la sol·licitud, l'intercanvi d'informació entre els participants es realitzarà sense intermediaris.
• No cal que instal·leu programari a l'ordinador. N'hi ha prou amb tenir una versió actualitzada del navegador i accedir a Internet.
• No necessiteu cap programa especial per treballar amb dades. Si l'informe es prepara inicialment amb programari de tercers, per exemple, 1C, podeu configurar la integració de dades amb el sistema VLIS.
• No s'ha instal·lat el formulari de document típic. Pots enviar text, fulls de càlcul, imatges i molt més.

SKB "Kontur"

Un dels primers desenvolupadors de programari a Rússia també subministra equips per a la gestió de documents electrònics entre organitzacions. "Kontur" ha desenvolupat el sistema Diadoc, amb l'ajuda del qual es realitza l'intercanvi de documents electrònics. Una característica del sistema és que l'accés a les dades es pot obtenir a l'estranger. L'empresa ha desenvolupat tarifes de roaming especialment per a aquesta finalitat. Si voleu, podeu accedir a les dades mitjançant l'API.

Què necessites?

Per connectar EDI, una organització ha de comprar:

• programari amb llicència;
• servidor;
• realitzar l'actualització d'equips;
• formar personal;
• configurar i integrar EDMS per treballar amb aplicacions internes.

S'han de fer aquestes inversions per connectar la gestió de documents electrònics entre l'organització? La inclusió en els costos de les consultes de suport tècnic, EDMS i actualitzacions de programari és la segona etapa d'inversió. Aquests costos s'hauran de pagar mensualment.

Conclusió

El flux de treball en paper s'està substituint per l'electrònic. No només redueix els costos de procés de l'organització, sinó que també augmenta l'eficiència del negoci en el seu conjunt. Perquè l'EDI funcioni correctament, és necessari formular clarament els objectius d'implementar el sistema i configurar correctament l'equip.